Tout savoir sur la facturation électronique – Réforme 2024
Depuis le 1er Janvier 2020, les factures électroniques sont obligatoires dès lors qu’elle s’adresse à un acteur du service public. Aujourd’hui c’est au tour du secteur privé, dès 2024, toutes les entreprises seront dans l’obligation de réceptionner les factures au format électronique. Cela pourrait quelque peu changer vos habitudes mais n’ayez crainte, les factures électroniques ne vous veulent que du bien !
Qui est concerné par cette réforme ?
Les entreprises publiques : Depuis le 1er janvier 2017, les structures publiques ont l’obligation d’émettre et de réceptionner leurs factures par voie électronique via Chorus Pro.
Les entreprises privées : En 2021, seuls les envois de factures électroniques à destination des entreprises publiques sont obligatoires. Cependant à partir de 2024, toutes les entreprises auront l’obligation de réceptionner leurs factures au format électronique. Enfin, entre 2024 et 2026 l’obligation d’émettre des factures électroniques.
Qu’est ce qu’une facture électronique et quels sont les critères de validité ?
Une facture électronique est une facture que l’on crée, envoie et conserve de manière dématérialisée donc électronique dans les conditions légales en vigueur. « Les factures électroniques sont émises et reçues sous une forme électronique quelle qu’elle soit. Elles tiennent lieu de factures d’origine » Article 289 du Code général des Impôts.
La facture électronique devient la facture d’origine légale si elle respecte certains critères de conformités :
- Garantir l’authenticité de l’origine de la facture, c’est-à-dire son émetteur
- Garantir son intégrité (le contenu de la facture ne doit pas pouvoir être modifiée ultérieurement)
- Délivrer une facture possédant une bonne lisibilité des informations
En soit, il s’agit des mêmes conditions que la facture papier, mais désormais possible électroniquement.
Pour répondre à ces trois critères obligatoires, il existe trois possibilités :
- La signature électronique, avec un prestataire certifié
- La mise en place de pistes d’audits fiables
- Établir un message structuré normé pouvant être traité automatiquement et de manière univoque, par exemple avec un progiciel de gestion intégrée
Quels sont les avantages de la facturation électronique ?
Temps
Que ce soient les délais de traitement ou d’acheminement, les processus de facturation et de recouvrement plus efficace. Ces tâches administratives souvent chronophages sont désormais réglées en quelques minutes. De plus, les procédures comptables peuvent être automatisées.
Rentabilité
Et oui, dîtes au revoir aux coûts de traitement, l’envoi est gratuit, aucun espace physique de stockage n’est nécessaire, l’archivage est simplifié et enfin, vous n’avez plus besoin de papier pour vos factures !
Sécurité et fiabilité
Fini les erreurs de saisie ! Les erreurs de saisie par des intermédiaires sont supprimées et le suivi de transmission est transparent.
Accessibilité
Une facture électronique est une facture en moins sur votre bureau. La dématérialisation favorise le traitement et la gestion des factures qui sont plus vite acheminées à destination des bons interlocuteurs. Vous aurez toujours accès à vos factures depuis votre un ordinateur ou même votre téléphone.
Traçabilité
Optimisez le suivi et la traçabilité de vos envois en suivant en temps réel l’état d’avancement de vos factures envoyées par ChrorusPro, email ou courrier.
Quels sont les formats de factures acceptés à partir de 2024 ?
Une facture électronique n’est pas un simple document au format PDF. En effet, dans le cadre de la réforme 2024, la facture est un document émis et reçu de manière dématérialisée et qui contient des données structurées (analysable par l’outil OCR peut facilement exploiter). Afin qu’il soit lisible par la Plateforme de Dématérialisation Public votre Facture Electronique votre fichier PDF doit intégrer un fichier XML. Ce fichier XML contient toutes les métadonnées de votre facture, permettant ainsi aux Portail de Dématérialisation Public (PDP) de lire les données que comporte la facture.
Afin que les factures répondent aux exigences de cette nouvelle réforme, 3 formats seront acceptés sur le Portail Public de Facturation : L’UBL (format structuré), CII (format structuré), Factur-X (format mixte). La facture au format PDF non accompagné de données structurées ne sera plus acceptée.
Quelles solutions pour dématérialiser vos factures ?
- EBP et la facture électronique
Du côté de l’éditeur EBP, les solutions sont prêtes. Que ce soit avec EBP Bâtiment, EBP Gestion Commerciale, Point de Vente, Facturation ou la plateforme EBP Horizon vous avez déjà la possibilité d’éditer des factures conformes et sécurisées au format de facture électronique Factur-X.
Il s’agit d’un format de facture mixte comprenant : un fichier PDF (lisible par l’homme) associé à un fichier structuré au format UN/XML (pour lecture automatique des données par une machine).
- Sage et la facture électronique
Chez l’éditeur Sage, en cette fin d’année 2021, les logiciels Sage n’ont pas encore intégré de solutions pour les factures électroniques. Les équipes de R&D travaillent sur des évolutions, l’éditeur devrait prochainement communique sur une solution prenant en charge les factures électroniques.
