ERP Multi-société

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ERP Multi-société | Simplifiez votre gestion Multi-société

Au fur et à mesure qu’elles évoluent, certaines entreprises sont fréquemment amenées à devoir gérer plusieurs sociétés : ceci peut être dû à des opérations de croissances externes, dans des domaines d’activités différents, ce qui rend la fusion entre ces sociétés non pertinentes. Cela peut être aussi une volonté stratégique que de garder une certaine étanchéité entre les sociétés, dans une perspective de gestion ou de cession. Autre cas de figure, votre secteur d’activité : c’est le cas de la promotion immobilière, qui souvent par nature, est multi-société, en ayant en plus différentes natures de sociétés (structure, SSCV, SCI, etc …). La gestion multi-société est également fréquente dans le milieu de la vente de détail (ou retail), où chaque point de vente va être une société à part entière.

Au final, la problématique Multi-société se pose dans tous les groupes, quelle que soit leur taille, qui vont avoir à piloter les flux et leur gestion, non plus de façon unitaire par société, mais de façon globale au niveau du groupe. En ce sens, Grafe a développé une solution permettant d’automatiser la gestion multi-société au sein de votre ERP.

Les enjeux de la gestion multi-société

On distingue plusieurs enjeux, au niveau des systèmes d’information des PME, pour la gestion multi-société, en voici les principaux :

1 – Les Référentiels

Un des premiers enjeux de la gestion groupe ou multi-société est la gestion du référentiel : par référentiel, on entend tous les fichiers de base qui vont servir à structurer l’ensemble des flux de gestion. Typiquement, ils comprennent au niveau comptable : le plan comptable, le plan reporting, les codes journaux, les tiers, les codes analytiques, les banques, les utilisateurs, les modèles etc…. En gestion commerciale, cela peut concerner les articles.

L’enjeu principal au niveau d’une gestion groupe multi-société est le partage de ces référentiels : la création d’une société « modèle » apporte une solution à ce besoin, dans le sens où l’on va créer les référentiels au niveau de cette société modèle, qui sont répliqués en automatique sur les sociétés du groupe. Plus besoin dans ce cas de procéder aux multiples modifications dans l’ensemble des bases : les référentiels sont mis à jour une seule fois, sur la base modèle, puis dupliqués en automatique sur les sociétés dites « filles ». A noter qu’idéalement, les sociétés « modèles » peuvent être multiples, en correspondance avec la nature des métiers réalisés dans le groupe : à chaque métier va correspondre une société modèle.

2 – Les Flux Intra-groupes

Qu’est ce que les flux intragroupes ?

Les flux intragroupes sont des flux de gestion, achats ou vente typiquement, entre différentes sociétés appartenant à un même groupe ou holding. Par exemple, une société A va facturer une société B, alors que A et B appartiennent au même groupe.

On distingue classiquement deux types de flux intra groupes :

Les flux intra groupes réciproques (qui génèrent des opérations intercompagnies ou « intercos »)
Les flux intra groupes non réciproques

Automatisation, repérage, marquage

Pour ces flux intragroupes, deux opérations peuvent se révéler pratiques, voir nécessaires :

Les automatiser : une vente par la société A va créer en automatique un achat dans la société B
Les repérer et les marquer : les flux intra groupes peuvent affecter la consolidation des comptes d’un groupe et la première étape avant de les éliminer, seront de les repérer et de les marquer

3 – Le Reporting et la Consolidation

Autre enjeu de taille dans la gestion groupe multi-société : le reporting. Il s’agira de produire des comptes incluant l’ensemble du périmètre du groupe ou de la holding, et non plus société par société. On distingue alors deux types de consolidation : la gestion (ou agrégation) et la consolidation statutaire.

Gestion ou Agrégation

Dans une consolidation de gestion, les comptes vont être consolidés sans éliminer de flux particuliers ou procéder à des modifications de gestion complexes : on ajoute les comptes des sociétés les uns avec les autres, on ne gère pas d’« intercos ». La « société Groupe » qui agrégera tous les comptes, permettra alors de réaliser des états consolidés, tels que les bilans ou comptes de résultats groupe. Cette première forme de consolidation a plutôt un objectif de pilotage de gestion : l’idée est de disposer d’une vue d’ensemble d’un groupe, sur le plan business et stratégique.

Statuaire

La consolidation statutaire répond, elle, à des normes et obligations légales : au-delà de certains seuils (bilan > 15 M€ / CA > 30 M€ / Effectif > 250 salariés, sur les deux derniers exercices, pour deux des trois seuils cités), le groupe doit fournir des comptes consolidés, notamment en éliminant les flux intra-groupes et en procédant à des retraitements spécifiques.

L’impact de l’architecture des logiciels : Monobase ou Multibase

On distingue globalement deux architectures dans les logiciels de gestion qui vont traiter de multiples sociétés : soit l’on créé autant de bases informatiques que de structures juridiques, et dans ce cas, on nomme cette architecture « Multi-base ». Soit toutes les sociétés sont contenues dans une seule base, on parle alors d’architecture « Mono base ».

A noter que certains logiciels permettent de gérer les deux typologies d’architecture. Typiquement, on retrouve plutôt des architectures multi-bases sur le marché PE / PME (Petites Entreprises / Petites et Moyennes Entreprises). Alors que le mono base répond plutôt à des besoins des grosses PME / ETI et grandes entreprises.

De façon assez naturelle, on voit bien que l’architecture mono base permettra en standard une gestion multi-société puisque tous les éléments sont dans une seule et même base : il est donc informatiquement assez aisé de créer une société groupe ou modèle qui va permettre de gérer la consolidation, les états de reporting associé, voir les « intercos ».

Quant à elle, l’architecture multi-base est initialement moins adaptée pour réaliser ce genre d’opérations. Pourtant c’est bien l’architecture de nombreuses solutions chez les PME, telles SAGE 100 ou EBP PME / ELITE. Cela s’explique par la souplesse qu’apporte le multi-base, dans la gestion au quotidien et la maintenance de la solution (sauvegarde, détachement d’une base, gestion des utilisateurs, etc …). Disposer d’une architecture multi-base est donc beaucoup plus simple et naturel pour une PME. En revanche, cela ne répond pas aux besoins de consolidation et de gestion par société modèle ou groupe. GRAFE a donc imaginé des solutions complémentaires pour répondre à ces besoins.

Mettre en place un projet ERP Multi-société avec Sage 100

Le module Multi-société Sage 100 est également très utile lors du paramétrage initial des sociétés puisqu’il permet la création à la volée et en rafale des différentes sociétés filles, sur la base des paramétrages d’une société mère. Au niveau des utilisateurs, ils sont crées sur la base mère, et ils sont ensuite dupliqués sur les bases filles, en héritant notamment des droits. Pour en savoir plus sur comment automatiser la gestion d’un groupe Multi-société dans Sage 100.

Mettre en place un projet ERP Multi-société avec EBP

Comme pour Sage, la mise en place d’une gestion Multi-société est possible avec les logiciels EBP.

Les solutions Grafe

Deux solutions distinctes et complémentaires vont permettre une gestion automatisée du multi-société :

Le module « Multi-société » :

Cette solution va permettre de créer une ou plusieurs sociétés « Modèles », dans lesquelles seront créés les référentiels, qui iront automatiquement se dupliquer dans les sociétés « filles ».

Cela permettra notamment de disposer de référentiels cohérents et pertinents pour réaliser ensuite des états consolidés.

Si les référentiels ne sont pas homogènes, il est possible de les recodifier via des solutions complémentaires.

Le Cube Comptabilité :

Il s’agit d’une solution décisionnelle, disponible sur Sage 100 ou EBP PME / ELITE, qui permet de disposer d’états consolidés, dans des tableaux croisés dynamiques (TCD) sous Excel. Cette solution est dynamique : dès rafraîchissement des données, les états sont à jour, sans export depuis la comptabilité. Par ailleurs, il sera également possible de croiser des données comptables et extra-comptables, dans Excel, typiquement pour des budgets.