Logiciel de dématérialisation RH
Dans les métiers Paie et RH, une grande quantité de documents sont encore générés au format papier et la classification ainsi que l’archivage de ces derniers sont réalisés manuellement. Mais ces processus de gestion sont en plein changement, l’heure de la numérisation des documents et de la dématérialisation a sonné. Afin d’accélèrer cette transition, les entreprises se tournent vers des solutions permettant de traiter leurs documents de manière efficace. L’objectif est simple : simplifier leurs procédures et mettre en place des workflows leur permettant de se focaliser pleinement sur la relation avec les collaborateurs.
Qu’est ce que la dématérialisation RH ? Définition
Fondamentalement, la dématérialisation RH consiste à remplacer des documents papier par un format numérique. Cette dématérialisation demande une gestion adaptée des documents numériques ce qui impacte les processus RH. Comment automatisez les processus ? Où mettre le document ? A quel moment et à qui doit-il être validé ? Comment gérer l’archivage ? … Avec un logiciel de dématérialisation RH, vous pouvez fluidifier les processus administratifs et améliorer la gestion des documents liés à l’activité des ressources humaines dans les entreprises.
Que permet de faire un logiciel de dématérialisation RH ? Cas d'usage
Gestion électronique des documents RH
La gestion électronique des documents RH, également appelée GED, permet de centraliser tous les documents RH tels que les contrats de travail, les règles de gestion et le règlement intérieur. Les éditeurs de logiciels offrent généralement un espace de stockage dédié au sein de leur plateforme, permettant aux collaborateurs de consulter ces informations facilement.
Grâce à des fonctionnalités telles que la signature électronique, il est possible de valider les documents avec une valeur légale équivalente à celle d’une signature manuelle. L’intégrité des documents est garantie par un tiers de confiance qui appose un cachet serveur, ce qui est essentiel pour leur valeur juridique. La gestion électronique des documents RH offre ainsi une solution sécurisée et pratique pour la conservation et la consultation des documents importants liés aux ressources humaines.
Gestion administrative
Lorsqu’un employé rejoint une entreprise, de nombreux documents papier tels que le RIB, la carte d’identité, les attestations, etc., doivent être collectés et scannés pour créer et compléter le dossier du salarié. Il est essentiel que ce dossier soit à jour pour pouvoir entre autres réaliser des avenants au contrat ou de traiter la paie. C’est précisément là qu’un SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) intervient pour faciliter et simplifier ce travail. Le traitement des données RH, de la signature du contrat jusqu’au départ de l’employé de l’entreprise, est centralisé et géré au sein de cet outil.
Envoi dématérialisé des bulletins de paie
La dématérialisation des bulletins de paie et l’automatisation de leur distribution offrent une solution rapide et économique :
- Élimination de la logistique liée à la mise sous pli et à l’envoi des bulletins papier.
- Réduction des coûts d’envoi des bulletins de paie.
- Stockage et archivage sécurisés des bulletins de paie dans un coffre-fort électronique, pouvant être conservés pendant une période de 50 ans.
En résumé, la dématérialisation des bulletins de paie et l’utilisation d’un coffre-fort électronique permettent de simplifier le processus, de réaliser des économies substantielles et de garantir la sécurité et la conservation à long terme des documents importants liés à la paie.
Notes de frais et justificatifs
La dématérialisation des notes de frais et des justificatifs d’achats simplifie l’ensemble du processus de gestion :
- Capture des justificatifs d’achat via un smartphone.
- Extraction automatique des informations pertinentes pour la création des dépenses grâce à la reconnaissance de caractères (OCR).
- Opérations de contrôle de base prises en charge par le logiciel lui-même, comme les alertes sur les plafonds ou les dates, suivies de l’approbation par le manager.
- Contrôle effectué par le service comptabilité avant l’archivage légal, la comptabilisation et le paiement
Grâce à la dématérialisation, les processus liés aux notes de frais sont simplifiés, les erreurs sont réduites et la gestion devient plus efficace, offrant ainsi un gain de temps et une optimisation des dépenses pour les entreprises.
Quels sont les avantages de la dématérialisation RH ?
Centralisation des informations
La dématérialisation des ressources humaines (RH) offre une nouvelle dimension à la gestion documentaire et à l’organisation de l’information au sein de votre entreprise. Imaginez un système où toutes les données RH sont centralisées dans un endroit sécurisé, accessible en un clic.
Réduction des coûts
La dématérialisation RH représente une véritable opportunité d’économies pour votre entreprise. Que ce soit pour l’envoi de documents administratifs, des documents à signer, ou encore un bulletin de paie, la dématérialisation vous permettra de réaliser des économies. Prenons le cas des bulletins de paie : adieu les frais d’édition, de mise sous pli, d’affranchissement et d’archivage des versions papier. Vos collaborateurs peuvent accéder à leurs bulletins de paie sur leur espace dédié et peuvent également choisir leur préférence en matière de réception de bulletin.
Gain de temps
Sans outil de dématérialisation, certaines tâches peuvent être chronophages à réaliser. C’est notamment le cas pour certaines procédures complexes, les vérifications, le publipostage, les demandes signatures… Avec un logiciel de dématérialisation RH, vous pourrez automatiser vos tâches, simplifier vos procédures et diminuer le risque d’erreurs. De cette façon, vos équipes RH gagneront en productivité et pourront se focaliser sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Amélioration de la relation
Aujourd’hui, de nombreuses démarches administratives se font en ligne, et les documents numériques sont privilégiés. Établissez une attestation de salaire pour la CPAM en quelques clics ou résiliez une mutuelle collective pour un salarié quittant l’entreprise, tout cela en simplifiant vos échanges avec les organismes publics.
En interne, la dématérialisation vous donne les moyens d’améliorer vos relations avec vos collaborateurs. En mettant l’information à leur disposition et en fluidifiant les échanges, vous renforcez les relations RH/salariés. Vos collaborateurs auront la possibilité de demander leurs congés en un clic, d’accéder à leurs documents RH en cas de démarche administrative personnelle,
Les demandes de congés se font en un clic et le décideur et instantanément notifié Pour gérer les congés, les délais de traitement des demandes sont courts intégrés dans un workflow simple, mettez à disposition des attestations d’embauche pour faciliter les prêts des salariés, effectuer une demande de formation…
Dématérialisation RH, que dit la loi :
En France, la dématérialisation des ressources humaines (RH) est encadrée par plusieurs textes de loi. Voici les principaux points à retenir :
- Le Code du travail prévoit que les documents RH peuvent être conservés sous forme électronique, à condition de garantir leur intégrité, leur confidentialité et leur accessibilité.
- Le Code civil reconnaît la validité juridique des contrats électroniques, y compris les contrats de travail signés de manière électronique.
- Le Code de commerce encadre l’utilisation de la signature électronique, qui peut être utilisée pour authentifier et valider les documents RH.
- Le règlement général sur la protection des données (RGPD) : Il impose des obligations en matière de protection des données personnelles, y compris les données RH. Les entreprises doivent mettre en place des mesures de sécurité appropriées pour garantir la confidentialité et la protection des données.
Comment mettre en place une solution de dématérialisation RH ?
La mise en place d’une solution de dématérialisation des documents comprend les étapes suivantes : évaluation des besoins, sélection d’une solution appropriée, planification de la mise en œuvre, préparation des documents, numérisation, indexation et classification des documents, intégration avec les systèmes existants et automatisation des flux de travail. Il est essentiel de comprendre les besoins spécifiques de l’entreprise, de choisir un fournisseur de confiance et de créer un plan détaillé pour une transition en douceur vers la dématérialisation des documents.
De plus, en tant que professionnel dans le domaine de la dématérialisation des documents, nous sommes fiers d’être partenaires de plusieurs éditeurs de solutions de dématérialisation de renom. Notre expertise nous permet d’accompagner nos clients dans le choix et le déploiement des solutions les mieux adaptées à leurs besoins spécifiques. Nous sommes qualifiés pour vous accompagner tout au long du processus de mise en place de la solution de dématérialisation RH.
Nos logiciels de dématérialisation RH
Un système d'information RH intègre plusieurs fonctionnalités vous permettant de gérer et automatiser un certain nombre de fonctions des ressources humaines. Il permet donc de gérer toutes les grandes fonctions de cette activité comme la partie administrative, la gestion de la paie, le recrutement, la formation…
Sage Espace Employés
Logiciel SIRH SaaS, Sage espace employés est une solution connectée à votre logiciel paie Sage. Ce portail collaboratif vous permet de gérer efficacement vos ressources humaines : – Entretiens annuels – Congés et absences – Dossier salarié – Connecteur Multi Paie – Notes de frais (…)
My Silae
"My Silae" est une extension de Silae Paie, offrant aux salariés et aux managers une solution pour soumettre et approuver les demandes d'absences et de congés. Les informations sont intégrées instantanément dans le système de paie, éliminant la ressaisie de données, réduisant les erreurs et augmentant la productivité.
Solutions de dématérialisation du dossier RH
La Gestion Electronique des Documents est un logiciel qui vous permet regrouper, rationaliser et organiser l'ensemble de vos documents d'entreprise. Il s'agit d'un système informatique de gestion électronique partagé.
Zeendoc
Zeendoc est une solution de Gestion Electronique des Documents. Ce logiciel permet d'archiver et de gérer l'ensemble des documents de votre système d'information. Dans le cadre de la dématérialisation des processus RH, Zeendoc intervient sur : – Dématérialisation et envoi des bulletins de salaire dans un coffre-fort numérique personnel – Signature électronique des documents RH (contrats et documents RH) – Circuits de validation des congés – Notes de frais – Archivage et gestion électronique des documents
Solution de dématérialisation des bulletins de paie
Dématérialiser ses bulletins de paie est une pratique qui se répend massivement.
TEDD.rh
Compatible avec tous les logiciels de paie, TEDD.RH est une solution SaaS vous permettant de délivrer vos bulletins de paie de manière électronique en toute simplicité. Vos salariés peuvent choisir entre un envoi courrier, mail ou coffre-fort Digiposte.
