Zeendoc, dématérialisez vos processus administratifs
Zeendoc est une solution de Gestion Electronique des Documents (GED) en SaaS. Le logiciel vous permet d’archiver, partager, consulter et d’exploiter l’ensemble des documents de votre entreprise. Véritable référence en matière de GED, l’éditeur français se distingue par son aspect modulable et la diversité de ses champs d’action : Archivage électronique, Bulletins de salaire dématérialisés, Dossiers clients et Founisseurs, Factures, Notes de frais, Exports comptables ou encore la Signature électronique. Facile à prendre en main, Zeendoc vous permet de digitaliser vos processus d’entreprise, accélérer votre démarche en matière de dématérialisation et de gagner un temps précieux grâce à l’archivage et au traitement de vos documents.
Grafe, intégrateur revendeur Zeendoc
Zeendoc est un outil de GED, plus concrètement, il prend en charge l’ensemble des processus numériques liés aux documents électroniques. Que ce soit pour un document papier ou un document numérique, les obligations sont les mêmes. En utilisant Zeendoc, cela vous permet de dématérialiser les flux papiers de votre activité et de sauvegarder vos documents tout au long de son délai légal de conservation. Cette solution SaaS est un véritable atout pour la digitalisation des flux au sein d’une société. Aussi bien pour vos flux internes qu’externes, la gestion électronique des documents vous offre un gain de temps considérable.
Présentation de Zeendoc
Avec Zeendoc, vous accédez en quelques secondes à l’information recherchée, vous pouvez la distribuer et la partager facilement avec vos collaborateurs, clients ou partenaires et vous optimisez le traitement de l’information. Conçue et hébergée par Sages Informatique en France, la solution Zeendoc sécurise et protège vos données en respectant les critères les plus stricts du secteur.
Tout savoir sur Zeendoc
Fonctionnalités
GED globale
- Archivage électronique des documents
- Intégration comptable
- Vos documents sont sécurisés
- Gérez les flux et les droits d’accès
- Suivez en temps réel les circuits de validation de vos documents
- Accèdez à vos documents où que vous soyez
- Partagez vos documents avec collaborateurs ou autres interlocuteurs souhaités
- Classement et indexation des documents
- Historique des modifications et annotation sur les documents
Facture Electronique
- Générez vos factures à partir de votre logiciel métier ou simple document PDF
- Le transfert se fait automatiquement entre votre logiciel de facturation et Zeendoc
- Automatisation des traitements internes
- Archivage sécurisé
- Envoyez vos factures par mail à vos clients via un lien sécurisé
Notes de frais
- Une simple photo avec votre smartphone suffit
- Vos notes de frais sont automatiquement envoyées dans Zeendoc
- Reconnaissance intelligente des données comptables et génération des écritures
- Contrôle et validation des notes de frais émises
Dématérialisation du dossier Fournisseurs
- Capture et classement automatique des documents
- Horodatage et cryptage des documents
- Définissez vos critères de classement des documents
- Suivi du circuit de validation
- Gestion des accès
- Historique du dossier fournisseur
Dématérialisation du dossier Clients
- Dépôt des factures par lot et découpage automatique
- Envoi hybride (numérique ou postal) de vos factures
- Intégration des CGV ou communication
- Signature électronique intégrée
- Indexation automatisée
- Archivage des bons de commande et de livraisons, devis, contrats,…
Dématérialisation des bulletins de paie
- Signature de contrat de travail
- Planning et gestion des congés
- Envoyez vos bulletins au format numérique
- Archivage à valeur probante
- Le classement des bulletins est automatisé dans le dossier salarié
- Consultez vos bulletins quand vous voulez et en toute sécurité
- Conforme à la loi El Khomri
- Traçabilité et sécurisation des échanges
Avantages
Zeendoc dispose également d’une application disponible sur Android et IOs.
Application mobile
Grâce à l’application, Zeendoc vous accompagne où que vous soyez !
Face aux besoins de mobilité évidents que nous avons aujourd’hui, Zeendoc a développé une application pratique et ergonomique vous permettant d’accéder en tout lieu et à toute heure aux mêmes fonctionnalités que sur votre ordinateur. L’application est disponible sur l’App Store et sur Google Play.
Office 365 avec Zeendoc
Éditez vos documents Office 365 dans Zeendoc
Grâce à l’édition en ligne, les utilisateurs Zeendoc peuvent créer, modifier et diffuser le contenu de leurs documents Office 365 (comme Excel, Word ou Powerpoint) facilement depuis leur espace Zeendoc.
Qu’est-il possible de faire ?
- Création de nouveaux documents depuis vos modèles existants (contrat, bon de commande, factures…)
- Modification du contenu d’un document office déposé dans Zeendoc avant de le diffuser
- Affichage de la dernière version enregistrée et récupération des différentes versions disponibles
Pour en savoir plus, découvrez la connexion Office 365 et Zeendoc en vidéo ou téléchargez la brochure dans les documentations en bas de page.
Dématérialisation des factures 2024 : les réponses de Zeendoc
Aujourd’hui, seul l’envoi de factures électroniques à destination des entreprises publiques est obligatoire. Cependant à partir du 1er Juillet 2024, toutes les entreprises auront l’obligation de réceptionner leurs factures au format électronique. Enfin, entre 2024 et 2026 l’obligation d’émettre des factures électroniques. (article 153 de la loi de finances 2020)
La gestion des flux fournisseurs avec Zeendoc
Zeendoc gère la capture, le traitement, la validation et l’intégration de tous vos documents fournisseurs. Ce traitement vous apporte ainsi une visibilité instantanée de votre situation vis-à-vis d’un fournisseur, améliore le circuit de traitement et de paiement, vous permet de mieux partager et échanger l’information en interne et avec vos fournisseurs.
Connectez Zeendoc à vos logiciels Sage ou EBP
Il est possible de connecter votre logiciel de gestion comptable avec Zeendoc grace au connecteur Zeendoc :
• Déposer vos factures papiers ou numériques dans Zeendoc
• Une imputation comptable est proposée en fonction de vos critères
• Avant l’import, un contrôle de l’équilibrage crédit/débit est effectué
• Importation automatique des écritures dans votre logiciel comptable
