ERP PME : Bien choisir son ERP
Les ERP sont des solutions logiciels qui informatisent globalement la gestion de votre PME. La valeur ajoutée de ces outils se traduit par l’optimisation des processus de gestion, un gain de productivité ainsi qu’un pilotage plus efficace. Si l’on peut penser que les ERP sont exclusivement réservés aux grandes entreprises il n’en est rien. En effet, le principe d’un ERP repose notamment sur sa modulabilité et c’est précisemment cela, cette capacité d’adaptation, qui est interessant pour les PME : l’ERP vous accompagne dans votre croissance.
Les besoins des PME en matière d’ERP
Le terme PME, Petite ou Moyenne Entreprises désigne toutes entreprises employant moins de 250 salariés et réalisant un chiffre d’affaires annuel inférieur à 50 millions d’euros. Mais ce terme « PME » n’est souvent pas assez précis. En effet, bien que votre entreprise réponde à ces critères, vous possédez certainement vos propres spécificités fonctionnelles liées à votre métier mais aussi à votre mode de fonctionnement ou votre organisation. Face à ces différences, des besoins spécifiques propre à votre entreprise se dégagent. La notion d’ERP PME ne suffit donc pas à pouvoir choisir sereinement une solution adéquate. La prise en compte des besoins métiers est nécessaire pour réaliser un choix pertinent.
Après plus de 20 ans d’accompagnement auprès des petites et moyennes entreprises du Grand Ouest, Grafe accumule plus de 400 clients PME et un niveau de certification reconnu auprès des principaux éditeurs de solutions de gestion (Sage, EBP, SILAE).
Qu’est-ce qu’un ERP ?
ERP est un acronyme anglophone signifiant Enterprise Ressource Planning ou Progiciel de Gestion Intégré en français. Ce terme désigne un groupe de module relié à une base donnée unique. Les ERP sont utilisés dans le monde de l’entreprise afin de gérer l’ensemble des processus opérationnels. Les ERP ou progiciel par abus ou extension de langage, contribuent directement à la gestion de l’entreprise. L’ERP peut intervenir dans la gestion de la paie, de la comptabilité, de la gestion commerciale, de la gestion de production, des ressources humaines, ou encore de l’e-commerce et bien d’autres domaines. Il joue le rôle de « colonne vertébrale » au sein des entreprises.
Pourquoi une PME devrait s’équiper d’un logiciel ERP ?
De façon assez naturelle, l’ERP semble être la solution idéale pour une PME : en effet, un ERP ou logiciel intégré rassemble toutes les données de l’entreprise au sein d’une même base, donc évite les ressaisies fastidieuses et chronophages ainsi que les interfaces parfois difficiles à maintenir en cas de mises à jour de l’une ou l’autre des briques du système d’information. Par ailleurs, tous les collaborateurs d’une même entreprise équipée d’un ERP travaillent sur le même outil, ce qui facilitent nécessairement les synergies.
Comment choisir un ERP pour votre PME ?
Un ERP a donc des avantages non négligeables, en terme de système d’information. Pour autant, est-il toujours adapté au monde de la PME ?
Cette catégorie d’entreprises a en effet des contraintes particulières : notamment la souplesse, l’agilité et un coût économiquement viable. Une PME aura par exemple des difficultés à dédier une équipe projet IT qui va gérer un déploiement ERP sur plusieurs années. Cet exemple est classique pour une grande entreprise mais elle n’est pas envisageable pour une PME.
Typiquement, les ERP plus orientés vers les ETI (pour les+ 250 salariés : Sage 1000, Sage X3, Dynamics 365 Business Central, Divalto, …) nécessitent souvent de lourds développements spécifiques et ne correspondent pas toujours aux besoins des PME, notamment sur les critères financiers.
Dans ce contexte, pour bien choisir son ERP, il est important de fixer des critères de choix, sachant que la priorisation de ces critères est à pondérer suivant la situation de chaque entreprise.
Quels sont les critères pour bien choisir son ERP PME ?
- Couverture fonctionnelle / réponses adéquates aux besoins des clients
- Rapport Qualité/prix
- Facilité de prise en main / ergonomie
- Pérennité de l’éditeur / Conformité légale
- Capacité de l’outil à s’adapter aux besoins futurs
- Nombres d’entreprises clientes utilisatrices de la solution
- Qualité de l’accompagnement et gestion de projet
- Commercialisation directe (Editeur) ou indirecte (revendeur/intégrateur)
- Technologies ouvertes, standards, évolutives
- Evolutivité, facilité à adapter la solution
En gras figurent les critères les plus fréquemment utilisés.
Quels sont les facteurs clés de succès pour le déploiement d’un ERP PME ?
Au delà des critères de choix à définir et à prioriser, un certain nombre de facteurs clé de succès sont à analyser et surtout à anticiper au mieux :
- Bien connaitre et identifier ses besoins
- La disponibilité et l’implication des acteurs clés du projet (direction, référent projet)
- La mise en place d’une méthode de d’installation (jalons / étapes / validation)
- Adaptation des utilisateurs à l’outil
- Définir un périmètre fonctionnel réaliste
- Définir un agenda d’installation raisonnable
Quels besoins sont couverts par un ERP PME ?
Contrairement au système d’information d’une TPE (entreprise comprenant moins de 10 salariés) celui d’une PME est bien souvent plus complexe et les besoins plus pointus :
- Besoins en Gestion Comptable et Financière : Comptabilité analytique, Comptabilité budgétaire, Gestion des règlements, Relation banque, Trésorerie
- Besoins en Gestion Commerciale : Facturation, Gestion des achats, Optimisation des stocks, Fabrication,
- Besoins de connexion (ERP/Ecosystème) : Connexion avec un site web (Prestashop, Magento…), Connexion avec des modules externes (dématérialisation, CRM, …)
- Besoins de personnalisation : Paramétrages sur-mesure ou Développements
- Besoins métiers : Fonctionnalités spécifiques à certains métiers (Ex : Bâtiment ; Production ; SAV…)
- Besoins décisionnels : Création de tableaux de bord sur mesure
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