Facture électronique : L’essentiel de la réforme
À l’air de la digitalisation, une nouvelle réglementation fait son entrée : la facture électronique. Sujet de préoccupation dans les entreprises, nous avons souhaité revenir sur le sujet « Facturation Electronique – Réforme 2024 » et notamment sur les futurs circuits des factures ainsi que les évolutions à venir pour les logiciels Sage et EBP.
La réforme va notamment intégrer 2 aspects importants :
- le e-invoicing qui permet le dépôt, la transmission et le suivi des factures B2B et B2G
- le e-reporting qui permet de reconstituer l’activité économique d’une entreprise : complémentaire à la facturation électronique, il permettra, à terme, de proposer aux entreprises un préremplissage de leurs déclarations de TVA.
Les objectifs
La facturation électronique poursuit plusieurs objectifs :
- L’amélioration de la visibilité en temps sur les activités commerciales.
- L’amélioration et la détection de fraudes au profit des opérateurs économiques de bonne foi.
- Une vie d’entreprise simplifiée et une compétitivité accrue grâce à des charges administratives réduites et des délais de paiements plus courts. Les gains de productivité attendus sont énormes et les économies relevant du passage à la facturation électronique s’élèveraient à plus de 4,5 milliards d’euros.
Les formats acceptés
Une facture électronique n’est pas un simple document au format PDF. En effet, dans le cadre de la réforme 2024, la facture est un document émis et reçu de manière dématérialisée et qui contient des données structurées (analysable par l’outil OCR peut facilement exploiter).
Afin que les factures répondent aux exigences de cette nouvelle réforme, 3 formats seront acceptés sur le Portail Public de Facturation : L’UBL (format structuré), CII (format structuré), Factur-X (format mixte). La facture au format PDF non accompagné de données structurées ne sera plus acceptée.
Le calendrier
Les entreprises publiques : Depuis le 1er janvier 2017, les structures publiques ont l’obligation d’émettre et de réceptionner leurs factures par voie électronique via Chorus Pro.
Les entreprises privées : En 2021, seuls les envois de factures électroniques à destination des entreprises publiques sont obligatoires. Cependant à partir de 2024, toutes les entreprises auront l’obligation de réceptionner leurs factures au format électronique. Enfin, entre 2024 et 2026 l’obligation d’émettre des factures électroniques.
Facture électronique : Acteurs et Circuits des factures
Portail Public de Facturation et Plateformes de dématérialisation partenaires
Il existe deux types de plateformes sur lesquelles vous allez pouvoir vous appuyer pour votre passage à la facturation électronique.
La première plateforme est publique, il s’agit du Portail Public de Facturation (PPF). Anciennement Chorus-Pro, cette plateforme gratuite concentrera les flux à destination de l’administration fiscale. Il proposera un annuaire public et disposera des informations nécessaires au routage des factures à destination des entreprises. Concernant les formats, il sera possible de convertir les formats UBL, Factur-X et CII.
D’autres plateformes existent pour le traitement de vos factures électroniques : Les Plateformes de Dématérialisation Privées. Les PDP disposent d’un annuaire qui permettra d’identifier la ou les plateformes privées choisies par les entreprises. L’avantage de ces plateformes privées c’est qu’elles seront seules à pouvoir accéder à cette partie de l’annuaire.
Les Opérateurs de Dématérialisation
Enfin, il existe les OD, Opérateurs de Dématérialisation, ils jouent le rôle d’intermédiaires entre les entreprises et les plateformes. Ils proposent des services de dématérialisation par EDI ou API. Il s’agit d’intermédiaires entre les entreprises et les plateformes. Ils ne remplacent pas les plateformes privées mais transportent et/ ou dématérialisent les factures à destination ou en provenance des Plateformes privées ou du Portail Public de Facturation.
Un nouveau circuit de facturation
Dans cette illustration de Sage, nous observons 3 circuits de factures :
- Le PPF seul, emprunté par le circuit A
- Le PDP seul, emprunté par le circuit C
- Le Mixte (PDP/PPF), emprunté par les circuits B1 et B2
Les sujets en attentes
De nombreux points ont été rédigés et publiés par l’administration mais il reste encore des sujets en attente : les cas d’usages métiers, la fréquence et le format d’échanges du E-reporting, les particularités liées à la comptabilité B2G (Business to Government) ou encore des points liés à l’authentification et la sécurité, …
Facturation Electronique : Où en sont les éditeurs ?
De nombreux points ont été rédigés et publiés par l’administration mais il reste encore des sujets en attente : les cas d’usages métiers, la fréquence et le format d’échanges du E-reporting, les particularités liées à la comptabilité B2G (Business to Government) ou encore des points liés à l’authentification et la sécurité, …
Sage et la facturation électronique
Les offres Sage proposeront l’émission de factures au format Factur-X tout en préservant les formats préexistants tels que EDIFACT et la réception des données structurées en vue de l’importation comptable. A noter que EDIFACT n’est pas un format accepté par le PPF mais pourra être un format d’échange entre PDP.
Calendrier de Sage : Passage à la facture électronique
- Octobre 2022 – Sage 100 V9 – Gestion Commerciale : Gestion des factures de vente au format Factur-X
- Courant 2023 – Sage 100 V10 :
- Chorus pro compatible via la nouvelle plateforme
- Facture électronique PPF, Portail Public de Facturation
- Émission et Réception
- Au 1er juillet 2024 :
- La facture électronique sera disponible et fonctionnelle dans votre logiciel Sage
- Intégration d’une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP)
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EBP et la facturation électronique
Les solutions EBP permettent déjà de réaliser des factures au format Factur-X. Voués à évoluer face à cette nouvelle réforme, les logiciels EBP intégreront :
- La réception, l’envoie et l’automatisation des factures au format électronique
- La transmission automatique du e-reporting
- Le suivi du traitement de vos factures
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Zeendoc et la gestion des factures électroniques
Compatible avec Sage et EBP, Zeendoc vous permet de générer vos factures à partir de votre logiciel métier ou simple document PDF. Votre logiciel de facturation vous permet de créer facilement une facture au format numérique que ce soit de manière structurée ou non structurée. Vos factures sont ensuite transférées dans votre logiciel GED (Zeendoc) qui se charge de son traitement. Zeendoc vous permet également de transmettre vos factures électroniques vers vos clients en toute sécurité. Enfin, vous disposez d’un archivage sécurisé.
TEDD.Factures et la gestion des factures clients
Compatible avec Sage et EBP, la solution de gestion des factures clients TEDD.Factures vous permet d’envoyer vos automatiquement vos factures dématérialisées selon le modèle de document reçu. Multicanal et sécurisé, l’outil répond également aux critères d’archivage. Pour répondre davantage aux exigences de facturation dématérialisée, la solution s’enrichit de nouvelles fonctionnalités pour faciliter la gestion de votre facturation.
Grafe vous accompagne dans votre projet de digitalisation des factures
Revendeur et Intégrateur Sage et EBP, nous accompagnons les entreprises dans leurs projets de digitalisation. Nous proposons plusieurs solutions de dématérialisation des factures autour des logiciels Sage et EBP. En fonction de vos besoins et de vos spécificités, nous vous accompagnons dans le choix et la mise en place de votre solution de gestion de facture électronique. Si vous avez des questions, un projet, n’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations.
