Solutions de dématérialisation
La dématérialisation est un enjeu auquel vous souhaitez répondre afin de gagner en compétitivité et performance ? Afin de vous préparer à cette transition, nous vous accompagnons dans le choix et la mise en place de solutions de dématérialisation.
Qu’est-ce que la dématérialisation des documents ?
Par abus de langage le mot « dématérialisation » est utilisé au même titre et sens que « numérisation ». La dématérialisation concerne bel et bien le passage d’un document au format papier au format numérique (dématérialisation des documents) mais elle ne s’arrête pas là. Par exemple, avec la dématérialisation de notes de frais, le ticket doit bien entendu être numérisé mais le traitement ne s’arrête pas là. Une fois le ticket numérisé, le ticket doit être envoyé et c’est tout un processus qui doit être mis en place : Qui doit valider le ticket, est-ce la comptabilité, la direction, les deux ? à qui l’envoyer ? où doit-on stocker ce document ? (…) C’est ici qu’intervient la dématérialisation des processus.
Que peut-on dématérialiser ?
En fonction des besoins des entreprises, la dématérialisation peut intervenir à plusieurs niveaux :
Ces solutions prennent en charge la dématérialisation des factures clients et/ou fournisseurs.
La GED est une solution globale de dématérialisation permettant l’archivage et l’amélioration de divers processus métiers.
Ce logiciel vous permet de faciliter la gestion des notes de frais au sein de votre société.
La signature électronique vous permet de soumettre un document à signature via une plateforme sécurisée.
Ces logiciels vous permettent de gérer différents processus Paie et RH tels que : les bulletins de paie, la gestion des congés et absences, les contrats de travail, la gestion des entretiens (…)
Les avantages de la dématérialisation
Devenue indispensable, la dématérialisation possède de nombreux avantages :
- Une productivité accrue
En mettant en place une solution de dématérialisation vous optimisez le temps de traitement d’une ou plusieurs tâches. Vous parvenez rapidement à l’information et les différents workflows mis en place vous permettent de fluidifier vos processus et de concentrer votre temps sur des sujets à plus forte valeur ajoutée.
- Une accessibilité maîtrisée
En dématérialisant vos données, vous avez la possibilité d’accéder, de modifier, de créer ou de partager des fichiers. Collaborez sereinement avec les différents services et métiers, où que vous soyez. En déplacement ou en télétravail, vos documents vous suivront.
- Une traçabilité assurée
En dématérialisant vos documents, ils deviennent facilement traçables ce qui limite fortement les risques de perte ou de fraude.
- En toute conformité
Archivage, dématérialisation des bulletins de paie, signatures électroniques, les outils de dématérialisation certifient l’authenticité des démarches au travers de divers protocoles d’authentification. Pour assurer leur conformité les solutions s’adaptent et intègre les nouveautés légales au fil de leur évolution.