Logiciels de gestion de Note de frais
Les notes de frais sont l’ensemble des dépenses professionnelles avancées par les employés. Il peut s’agir de dépenses qui concernent des déplacements (essence, hôtels, trains, restaurant…), des achats de fournitures ou toutes autres dépenses liées à l’activité professionnelle du salarié. La note de frais doit être remontée à la comptabilité, puis être validée afin de restituer la somme due. Cette gestion peut être entièrement dématérialisée grace à des logiciels et outils dédiés.
Qu’est-ce que la gestion des notes frais ?
Toutes les entreprises sont concernées par la gestion des notes de frais et se doivent d’appliquer une certaine réglementation. En effet, la gestion des notes de frais est un processus en plusieurs étapes mais qui commence toujours par la même étape : générer une facture au moment de l’achat du collaborateur. Dans un second temps, cette facture, acccompagnée d’une demande de remboursement doivent être remis au service en charge de la gestion des notes de frais pour vérifier et décider de l’éligibilité au remboursement. Le remboursement doit ensuite être déclenché et les informations relatives aux notes de frais doivent être renseignées dans votre logiciel de comptabilité ainsi que dans la paie.
Pourquoi dématérialiser vos notes de frais ?
Afin d’optimiser votre processus de gestion de notes de frais, il est recommandé d’utiliser des solutions adaptées vous permettant de les dématérialiser et d’en automatiser sa gestion. Des solutions logicielles et applicatives vous permettent gérer vos notes de frais de manière efficace. Paramétrables, vous pouvez définir des règles en fonction de vos collaborateurs et définir des workflows de validation. Accèdez à des rapports personnalisés et visualisez l’historique des dépenses. Enfin, certains outils vous permettent d’intégrer le montant des notes de frais de manière automatique dans vos logiciels comptables et paie.
Quelle solution choisir ?
Fastidieux et répétitif, diverses solutions de gestion existent afin de faciliter leur traitement :
- Le pure player
Indépendant de tout éditeurs, Cleemy dispose de fonctionnalités se cantonnant uniquement à la gestion des notes de frais. Compatible avec les logiciels comptables Sage et EBP, son application ainsi que son logiciel vous permettront une automatisation parfaite de votre gestion des notes de frais. EBP Notes de frais est également un pure player, ses fonctionnalités s’arrêtent à la gestion des notes de frais mais à la différence de Cleemy il est uniquement compatible avec EBP.
- Les solutions RH intégrant la gestion des notes de frais
Sage Espace Employés et Silae RH sont des solutions de gestion des processus RH. Ils permettent entre autres le traitement des notes de frais mais possèdent bien d’autres fonctionnalités comme la gestion des congés et absences, les dossiers salariés, le suivi des objectifs et des entretiens…
- La solution généraliste
Zeendoc est une solution globale de dématérialisation. Capable de gérer vos notes de frais, ce logiciel vous permet également de traiter vos factures électroniques, vos dossiers clients et fournisseurs (factures) ainsi que la dématérialisation de vos bulletins de paie.