Comment choisir le bon logiciel de GED pour votre entreprise ?

Capacité de stockage,
Type de documents,
Format des documents,
Sécurité,
Gestion des accès aux documents,
Collaboration sur certains types de documents,
Les particularités liées à votre métier / votre entreprise.

La capacité de stockage offerte par le logiciel doit être suffisante pour répondre à vos besoins actuels et futurs.
Il est également crucial d’analyser la nature des documents que votre entreprise traite au quotidien. Cela comprend les formats de fichier (images, PDF, documents Word/Excel…), la taille des fichiers et l’organisation des dossiers.
Un logiciel GED efficace doit être capable de traiter, indexer et rechercher tous types de documents.

Chaque logiciel GED possède des fonctionnalités particulières. Vous devez définir les
fonctionnalités qui sont essentielles pour votre activité.

Gestion de documents : Une interface intuitive permettant de parcourir, d’organiser et de manipuler facilement des documents électroniques est indispensable.
Recherche avancée : Vérifiez si le logiciel propose une recherche rapide et précise sur l’ensemble de vos documents, avec la possibilité d’utiliser des filtres spécifiques.
Sécurité : Assurez-vous que le logiciel offre une protection adéquate des données et un contrôle d’accès granulaire, afin de garantir la confidentialité et l’intégrité de vos documents.
Automatisation : Un bon logiciel de GED devrait comporter des fonctionnalités d’automatisation des tâches répétitives (gestion des versions, notifications, rappels…) pour améliorer la productivité de votre entreprise.

Pour profiter pleinement des avantages d’une solution GED, il est impératif qu’elle soit compatible avec vos systèmes informatiques actuels.
Par exemple, il doit être facile d’intégrer ce logiciel à votre environnement réseau, ainsi qu’à vos applications et services existants (logiciels de bureautique, ERP, CRM…).
D’autre part, votre entreprise peut évoluer au fil du temps, et ses besoins en termes de gestion de documents peuvent changer.
D’où l’importance de choisir un logiciel qui offre une certaine flexibilité et évolutivité, capable de s’adapter aux nouvelles demandes sans engendrer des coûts excessifs.

Il faut bien évidemment tenir compte des prix proposés par les différents fournisseurs de logiciels GED. Plusieurs éléments peuvent influencer la décision d’achat :

Coût initial (achat ou installation) : certains logiciels requièrent un investissement important au départ, tandis que d’autres sont accessibles à des tarifs plus abordables ;
Mode de paiement : selon les solutions proposées, il peut s’agir d’un coût unique d’acquisition, d’une licence annuelle, ou d’un abonnement mensuel (Software as a Service);
Coûts supplémentaires : n’oubliez pas de prendre en compte les frais annexes comme la formation des utilisateurs, l’assistance technique, ou les mises à jour régulières du logiciel.

Le choix d’un logiciel de GED ne doit pas seulement être guidé par sa puissance et ses fonctionnalités. Il est également crucial de considérer l’aisance d’utilisation pour les employés qui seront amenés à utiliser quotidiennement cette solution.
Une interface conviviale et intuitive permettra non seulement de gagner du temps, mais aussi d’éviter des erreurs et frustrations liées à un mauvais apprentissage du logiciel.
Par ailleurs, l’accès aux documents depuis n’importe quel appareil connecté (ordinateur, smartphone, tablette…) est désormais un enjeu majeur pour favoriser la mobilité et la productivité des collaborateurs.
Assurez-vous donc que le logiciel GED sélectionné propose une version mobile adaptée à votre organisation sans compromettre la sécurité et la performance.

Même si vous avez défini précisément vos besoins, il peut être compliqué de trouver la solution GED idéale parmi toutes celles disponibles sur le marché.
Une bonne pratique consiste alors à consulter les avis et commentaires des entreprises ayant déjà adopté des solutions similaires.
Les retours d’expérience peuvent vous donner des indications précieuses sur le fonctionnement réel du logiciel, son support technique ou encore sa fiabilité au quotidien.
Enfin, n’hésitez pas à solliciter l’aide d’un expert en gestion électronique de documents (consultant, prestataire spécialisé…) pour vous assister dans cette démarche complexe.
Un accompagnement personnalisé permettra de vérifier la pertinence du choix et d’éviter de potentielles erreurs coûteuses pour votre entreprise.

L’attention portée à la qualité du Service Après-Vente (SAV) et des garanties après-vente est cruciale lors du choix d’un logiciel de Gestion Électronique des Documents (GED) pour plusieurs raisons :

Support Technique Efficace : Les problèmes techniques peuvent survenir à tout moment. Un SAV réactif et compétent assure une résolution rapide des problèmes, minimisant ainsi les interruptions d’activité.
Formation et Accompagnement : La mise en place d’un logiciel GED peut nécessiter une formation pour les utilisateurs. Un SAV de qualité propose des formations et un accompagnement pour assurer une adoption réussie par tous les utilisateurs.
Sécurité des Données : La gestion des documents sensibles et confidentiels nécessite une sécurité de haut niveau. Le SAV doit pouvoir intervenir rapidement en cas de failles de sécurité ou pour restaurer des données en cas de perte.
Optimisation de l’Investissement : Les garanties après-vente protègent l’investissement de l’entreprise en assurant le bon fonctionnement du logiciel sur le long terme. Elles couvrent souvent les mises à jour de sécurité et les améliorations fonctionnelles.
Conformité Réglementaire : Les entreprises doivent souvent respecter des normes strictes en matière de gestion documentaire. Un SAV qualitatif s’assure que le logiciel GED reste conforme aux législations en vigueur.

En somme, le SAV et les garanties après-vente sont des éléments essentiels qui garantissent la fiabilité, la performance et la sécurité d’un logiciel GED. Ils permettent aux entreprises de maximiser l’utilisation du logiciel et d’assurer une gestion documentaire efficace et conforme aux normes réglementaires.