La gestion électronique de documents (GED) est aujourd’hui un élément incontournable pour les entreprises et les organisations qui souhaitent optimiser leur système d’archivage.
Elle permet non seulement de gagner du temps et de l’espace, mais également d’améliorer la sécurité et l’accessibilité des informations.
Dans cet article, nous aborderons en détail ce qu’est la GED, ses fonctions principales, ainsi que les nombreux avantages qu’elle présente.
A découvrir dans cet article :
Le rôle essentiel de la GED dans l’optimisation de l’archivage de documents pour les entreprises
Les étapes clés de la GED, de la capture de documents au partage, en passant par l’enregistrement et le stockage
Les bénéfices de la GED incluent une meilleure efficacité, une utilisation plus économique de l’espace, une sécurité renforcée des données, ainsi qu’une facilitation du partage et de la collaboration.
Les critères de choix d’une solution de GED : besoins spécifiques de l’entreprise, facilité d’utilisation, compatibilité avec le système d’information existant.
Qu’est ce que la Gestion Electronique des Documents ?
La gestion électronique de documents, ou GED, désigne l’ensemble des processus qui permettent de capturer, d’enregistrer, de stocker, de rechercher et de partager des documents sous format électronique.
Il s’agit donc d’une solution logicielle visant à faciliter la gestion des informations d’une entreprise ou d’une organisation.
L’objectif principal de la GED est d’améliorer la productivité et l’efficacité d’un système d’archivage traditionnel, souvent basé sur le papier et sujet à des erreurs humaines. La GED représente ainsi une réponse adaptée aux défis posés par la transition numérique et la dématérialisation des documents.
Les étapes clés de la GED
La gestion électronique de documents s’appuie sur plusieurs étapes clés :
La capture des documents : Cette phase consiste à numériser les documents papier afin de les intégrer au système d’archivage électronique. Elle peut également inclure la conversion de formats ou le traitement de documents nativement numériques.
L’enregistrement des documents : Une fois numérisés, les documents sont indexés selon des critères définis par l’entreprise (date, type de document, etc.), afin de faciliter leur gestion et leur recherche ultérieure.
Le stockage des documents : Les documents numérisés sont ensuite stockés sur des supports informatiques sécurisés, tels que des serveurs internes ou externes, ou encore des solutions de stockage en ligne.
La recherche et la consultation des documents : Grâce au système d’indexation mis en place lors de l’enregistrement, les utilisateurs peuvent rechercher et consulter facilement les informations contenues dans les documents numérisés.
La diffusion et le partage des documents : La GED permet de partager les documents et les données qu’ils contiennent avec des utilisateurs internes ou externes à l’entreprise, facilitant ainsi le travail collaboratif et la communication interne.
Les avantages de la Gestion Electronique de Documents
Efficacité et gain de temps
Grâce à la GED, il devient beaucoup plus simple de gérer et d’accéder aux informations contenues dans les documents. En effet, la recherche de documents numérisés est souvent rapide et basée sur des mots clés, ce qui permet d’éviter les pertes de temps liées à la recherche manuelle de fichiers papier.
Economie d'espace physique
Avec un système d’archivage électronique, il n’est plus nécessaire de conserver des versions papier de tous les documents, ce qui permet de réduire considérablement l’encombrement lié au stockage. De plus, cela contribue à réduire les coûts associés à l’achat et à l’entretien de meubles d’archivage.
Sécurité des données
Une GED bien mise en place offre une meilleure sécurité pour les informations sensibles qu’un archivage papier. Les solutions logicielles de GED intègrent généralement des fonctionnalités de backup, de cryptage et de contrôle d’accès, qui permettent de protéger les documents contre les risques de perte ou d’accès non autorisé.
Facilité de partage et de collaboration
La gestion électronique de documents améliore le travail collaboratif en facilitant le
partage d’informations entre les membres d’une équipe ou avec des partenaires
externes. Les utilisateurs autorisés peuvent ainsi accéder, consulter et éditer
simultanément les documents numérisés depuis leur ordinateur, smartphone ou
tablette.
Comment bien choisir une solution de gestion électronique de documents ?
Lorsqu’il s’agit de choisir une solution de gestion électronique de documents, plusieurs critères doivent être pris en compte :
Les besoins spécifiques de l’entreprise
Pour bien choisir la GED adaptée à son entreprise, il convient d’identifier ses besoins spécifiques. Toutes les organisations n’ont pas les mêmes exigences en termes de gestion des documents : taille du volume documentaire, types de documents traités, accès mobile nécessaire, etc.
La facilité d’utilisation
Une solution logicielle simple et intuitive est un gage d’adhésion de la part des utilisateurs. Il est recommandé de privilégier les solutions dont l’interface est claire et facile à prendre en main pour garantir une utilisation optimale.
La compatibilité avec le système d’information existant
La mise en place d’une solution de GED doit idéalement être intégrée au système d’information déjà en place dans l’entreprise. La solution choisie doit donc être compatible avec les logiciels et les équipements informatiques existants.
En résumé, la gestion électronique de documents constitue une réponse efficace aux enjeux de la transition numérique et accroît significativement la productivité et l’efficience des entreprises.
Elle permet notamment de gagner du temps et de l’espace, tout en améliorant la sécurité et l’accessibilité des données sensibles. Afin de choisir la solution la plus adaptée à sa structure, chaque organisation doit évaluer ses besoins spécifiques et tenir compte de critères tels que la facilité d’utilisation et la compatibilité avec le système d’information en place.
