Les avantages multiples d’une GED pour les entreprises

Le monde des entreprises évolue rapidement et la gestion des documents est un enjeu majeur pour leur réussite.
La Gestion Électronique de Documents (GED) est la solution idéale pour répondre à ces nouveaux défis.
Découvrons ensemble quels sont les avantages économiques, organisationnels et environnementaux de cette technologie innovante.

Les avantages de la GED (en bref)

• Gain de temps
• Optimisation des coûts
• Sécurité renforcée
• Simplification de la collaboration
• Bénéfices écologiques
• Conformité réglementaire
• Facilite la transmission d’informations au fil des années
• Complémentaire avec d’autres systèmes (ERP, CRM)

1. Optimisation du temps et des coûts grâce à une GED

L’un des principaux avantages de la GED est l’amélioration de l’efficacité opérationnelle au sein de l’entreprise. En effet, la technologie numérique permet de réduire les tâches fastidieuses telles que le classement, l’archivage ou la recherche de documents.

Cette automatisation du processus documentaire libère du temps pour les collaborateurs qui peuvent ainsi se consacrer à des tâches plus complexes et à forte valeur ajoutée.
La GED permet également de réaliser des économies substantielles sur le coût des fournitures et consommables de bureau grâce à l’élimination de nombreux documents papier et aux progrès dans la communication électronique.
Par ailleurs, elle contribue aussi à diminuer les coûts logistiques liés au stockage et à la distribution des documents physiques.

Efficacité accrue avec une GED

Grâce à l’utilisation d’une GED, les employés disposent d’un référentiel documentaire unique contenant tous les documents numériques pertinents pour leur travail.
Ceci facilite grandement la recherche et le partage d’information au sein de l’équipe et permet une prise de décision plus rapide et éclairée.
Par ailleurs, la possibilité d’accéder aux documents en temps réel contribue à améliorer la qualité du travail et la prise en charge des clients.

2 – Sécurité renforcée des données grâce à une GED

Avec l’avènement du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données), les entreprises doivent être particulièrement vigilantes quant à la sécurité de leurs données. La GED offre plusieurs avantages en ce sens :

• Traçabilité : Les actions effectuées sur les documents sont enregistrées, facilitant ainsi la lutte contre les tentatives de fraude ou les fuites d’information.
• Accès protégé : Les accès aux fichiers peuvent être restreints grâce à un système d’authentification et de droits d’accès spécifiques, évitant ainsi les consultations non autorisées.
• Sauvegarde systématique : La GED assure la conservation automatique et sécurisée des documents numériques, garantissant ainsi leur pérennité et leur disponibilité en cas de besoin.

De plus, la gestion des versions permet un contrôle optimal des modifications apportées aux documents, avec la possibilité de revenir à tout moment à une version antérieure pour limiter les erreurs et les conséquences potentiellement néfastes pour l’entreprise.

3 – Collaboration facilitée grâce à une GED

L’introduction d’une GED au sein d’une entreprise offre un certain nombre d’avantages en termes de collaboration entre les employés :

• Partage et accès aux documents en toute simplicité : Les salariés peuvent rapidement et facilement consulter, modifier ou partager des documents avec leurs collègues, quelle que soit leur localisation géographique.
• Dématérialisation des processus : L’envoi de formulaires ou autre matériel numérique permet d’accélérer et de fluidifier les procédures internes, évitant ainsi les retards et les erreurs liés aux processus papier.
• Stockage centralisé de l’ensemble des informations : Toutes les données relatives à un projet ou à la gestion de l’entreprise sont stockées dans un même référentiel, facilitant ainsi le travail collaboratif.

Amélioration de la communication interne et externe

La GED constitue également un excellent outil de communication, à la fois pour les échanges entre collègues et pour le partage d’information avec les partenaires externes.
La possibilité de travailler sur un même document en temps réel garantit une meilleure coordination des actions et favorise une prise de décision collective plus efficace.
Au niveau externe, la transmission dématérialisée de documents optimise la relation client, notamment en termes de rapidité et de fiabilité.

4 – Engagement environnemental grâce à une GED

Enfin, il est important de souligner les bénéfices écologiques apportés par la GED. L’utilisation d’un système numérique réduit considérablement la consommation de papier, limitant ainsi l’impact environnemental lié à sa production et à son recyclage. Par ailleurs, les déplacements des collaborateurs pour chercher ou imprimer des documents sont considérablement réduits, impliquant une diminution des émissions de CO2 liées au transport.

Mise en conformité avec les normes environnementales

Les entreprises engagées dans une démarche développement durable peuvent intégrer leur GED dans leur stratégie globale de responsabilité sociétale et environnementale (RSE). La mise en place d’une politique de réduction de l’empreinte carbone passe notamment par la promotion de l’utilisation de méthodes numériques pour limiter les consommations de ressources matérielles.
Globalement, les avantages de la GED sont nombreux et contribuent grandement à renforcer l’efficacité et la compétitivité des entreprises, tout en respectant les enjeux environnementaux actuels. Se doter d’un tel outil représente donc un investissement judicieux et durable pour le succès de toute organisation soucieuse de s’adapter aux exigences du monde moderne.

5 – Intégration de la GED à votre écosystème

Vous utilisez un ERP ou un un logiciel de gestion ? Il est possible de connecter votre GED avec les autres outils et logiciels de votre système d’information pour une dématérialisation et un archivage fluide. Une fois que la GED a saisie les informations grace à l’océrisation, il est possible remonter vos documents traités directement dans votre comptabilité (ex : vos factures fournisseurs). La GED vous permet ainsi de centraliser l’ensemble de vos documents administratifs tout en s’imbriquant parfaitement à votre système d’information.

Les limites de la GED

Bien que la Gestion Électronique de Documents (GED) offre de nombreux avantages, elle présente également certaines limites auxquelles les entreprises peuvent être confrontées :

• Coût initial élevé : La mise en place d’une solution de GED peut impliquer des coûts substantiels en termes de licences logicielles, d’infrastructure matérielle et de formation du personnel.
  Résistance au changement : Les employés peuvent être réticents à abandonner des méthodes de travail traditionnelles, ce qui peut entraîner une résistance au changement lors de l’adoption de la GED.
• Complexité de mise en œuvre : L’implémentation d’un système de GED peut être complexe, nécessitant une planification minutieuse, des ajustements aux processus existants et une coordination étroite entre les différentes équipes.
• Gestion du changement : La gestion efficace du changement est cruciale, car la transition vers une GED peut perturber temporairement les routines de travail, demandant un effort supplémentaire pour assurer une adoption harmonieuse.