La gestion électronique des documents (GED) est aujourd’hui incontournable pour les entreprises. Cependant, dématérialiser ses documents n’est pas un simple jeu d’enfant.
Il existe plusieurs enjeux à considérer lorsqu’on parle de GED, notamment les aspects réglementaires, l’authenticité des documents et l’utilisation de la signature numérique.
Les enjeux de la GED en bref :
Enjeux réglementaires
Enjeux d’authenticité
Dématérialisation des documents
Enjeux économiques
Enjeux sur la sécurité informatique
Enjeux organisationnels
Les enjeux réglementaires de la GED
Il est primordial de connaître et respecter la législation en vigueur concernant la gestion électronique des documents. Les entreprises doivent notamment s’accorder aux différentes normes et réglementations incombant à leur secteur d’activité. Parmi les principales réglementations liées à la GED, on peut citer :
- Le Règlement général sur la protection des données (RGPD), qui impose des obligations en matière de traitement, conservation et sécurité des données personnelles.
- Les standards techniques spécifiques à chaque industrie.
- Les normes nationales et internationales concernant par exemple l’archivage électronique ou la facturation électronique.
Se conformer à ces exigences garantit non seulement la conformité juridique de la GED mise en place mais également son efficacité opérationnelle.
L’importance de l’interopérabilité
Dans ce contexte réglementaire, il est essentiel de veiller à l’interopérabilité des solutions de GED choisies par l’entreprise. En effet, il est crucial que les différents systèmes et formats de fichier utilisés au sein de votre organisation et avec vos partenaires soient compatibles et puissent communiquer entre eux.
De plus, certaines normes visent à garantir cette interopérabilité, comme la norme ISO 20514 en matière d’échanges électroniques sécurisés.
Les enjeux d’authenticité des documents et la signature numérique
L’autre enjeu majeur découlant de la dématérialisation des documents est celui de leur \authenticité. Lorsqu’une entreprise adopte une solution de GED, elle doit pouvoir garantir que ses documents sont authentiques, intègres et fiables. La provenance, le contenu et les modifications apportées aux documents doivent être traçables.
La valeur probante des documents électroniques
Un document authentique a une \valeur probante, c’est-à-dire qu’il peut prouver ce qu’il affirme. Il existe diverses méthodes pour assurer l’authenticité des documents dans le cadre d’une GED :
- L’horodatage électronique, qui permet de certifier une date de création ou de modification.
- Le chiffrement, qui protège les données contre les accès non autorisés.
- La certification, qui atteste que le document émane bien de son auteur présumé.
Cependant, la meilleure garantie d’authenticité est sans conteste la signature numérique.
Le rôle de la signature numérique dans la GED
La signature numérique s’appuie sur des certificats électroniques et des clés cryptographiques pour assurer l’intégrité et l’identité du signataire. Elle offre plusieurs avantages en termes d’authenticité :
1. Non-répudiation : le signataire ne peut nier avoir signé le document.
2. Intégrité : tout changement apporté au document après sa signature sera détecté, rendant ainsi la signature invalide.
3. Confidentialité : seule la personne destinataire du document peut vérifier la validité de la signature.
La signature numérique se présente donc comme un outil indispensable pour garantir l’authenticité des documents gérés par une solution de GED.
Les Enjeux économiques de la GED
Les enjeux liés à la mise en place d’une GED ne sont pas uniquement réglementaires ou techniques : ils englobent également les aspects économiques.
Diminution des coûts
La dématérialisation des documents permet à terme d’économiser sur les coûts de stockage, d’impression et d’expédition. En outre, elle facilite les échanges internes et externes de l’entreprise, améliorant ainsi la collaboration entre les employés et les partenaires.
Adopter une GED permet également d’accélérer les démarches administratives en automatisant certaines tâches comme le classement ou la gestion des bons à payer. Cela contribue à une meilleure productivité globale de l’entreprise.
Les Enjeux organisationnels de la GED
L’intégration d’une solution GED permet également de répondre à des enjeux organisationnels importants !
Centralisation et accessibilité des données
La GED vise à centraliser les documents au sein d’une seule plateforme, ce qui facilite l’accès aux informations.
Cependant, organiser efficacement ces données et garantir leur accessibilité aux utilisateurs autorisés est un défi.
Une mauvaise organisation peut entraîner une difficulté à retrouver les informations nécessaires.
Centralisation et accessibilité des données
La GED est souvent utilisée pour faciliter la collaboration au sein d’une entreprise. Créer des flux de travail efficaces pour la révision, l’approbation et la distribution des documents est un enjeu clé pour améliorer la productivité et la communication.
Collaboration et flux de travail
La GED est souvent utilisée pour faciliter la collaboration au sein d’une entreprise. Créer des flux de travail efficaces pour la révision, l’approbation et la distribution des documents est un enjeu clé pour améliorer la productivité et la communication.
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Les enjeux sur la sécurité informatique des documents grâce à la GED
La GED permet de renforcer la sécurité des données et des documents grâce à divers mécanismes tels que :
- Le contrôle d’accès aux informations, basé sur des autorisations et des identifiants uniques pour chaque utilisateur.
- La sauvegarde régulière des documents, qui prévient les pertes accidentelles ou malveillantes.
- La traçabilité des actions réalisées sur chaque document, avec un journal d’événements consultable par les responsables.
Ces dispositifs assurent un meilleur respect de la confidentialité des données et diminuent les risques liés à leur mauvaise utilisation.
Pour une mise en place réussie de la GED
Face à ces enjeux multiples et complexes, il est crucial pour les entreprises d’adopter une approche méthodique lors de la mise en place d’une solution de GED. Voici quelques clés pour franchir le cap avec succès :
1. Évaluer ses besoins en matière de gestion documentaire, en fonction de la taille, de l’activité et des exigences réglementaires applicables à son entreprise.
2. Comparer les différentes offres de GED disponibles sur le marché, en tenant compte des aspects fonctionnels, techniques et financiers.
3. Impliquer les acteurs internes lors du choix et de la mise en place de la solution : directions opérationnelle et technique, salariés concernés, partenaires externes, etc.
4. Former les utilisateurs à l’utilisation de la GED et aux bonnes pratiques en matière de dématérialisation.
5. Mettre en œuvre une politique d’archivage électronique rigoureuse, conforme aux règles légales et aux attentes de l’entreprise en termes de durée de conservation, d’accès et de sécurité des documents numériques.
En prenant en compte ces différents aspects, vous augmenterez significativement les chances de réussir votre projet de gestion électronique des documents.
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