Dans notre société en perpétuelle évolution et mutation, la dématérialisation s’est imposée comme un atout majeur pour améliorer la compétitivité des entreprises et faciliter le quotidien de leurs employés.
Sommaire :
- Qu’est-ce que la dématérialisation
- Limiter les dépenses liées à a gestion des documents papiers
- Gagner en efficacité et en productivité
- Améliorer la sécurité des données et leur traçabilité
- Contribuer à la préservation de l’environnement
- S’adapter au télétravail et à la mobilité
- Améliorer le service client avec des procédures simplifiées
- Les inconvénients de la dématérialisation
Qu’est-ce que la dématérialisation ?
La dématérialisation des documents est le processus qui consiste à convertir des documents papier en format numérique.
La dématérialisation peut également inclure la création de documents directement sous forme numérique, éliminant ainsi le besoin de support papier dès le départ.
En favorisant l’utilisation du support numérique au détriment du papier, cette transition vers le « tout-digital » permet entre autres d’optimiser le stockage, de fluidifier les processus de travail et de contribuer à la protection de l’environnement.
Découvrez les principaux avantages de la dématérialisation.
Limiter les dépenses liées à la gestion des documents papiers
Le passage du support papier au format numérique permet de réduire drastiquement les coûts liés à :
- L’impression,
- La photocopie,
- Le classement et l’archivage physique des documents.
Gagner en efficacité et en productivité
En éliminant les contraintes liées au traitement manuel des papiers, la dématérialisation permet aux employés de gagner un temps précieux et de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée.
La recherche et l’accès aux informations sont grandement simplifiés, d’autant que ces données peuvent être consultées à tout moment et depuis n’importe quel dispositif connecté.
De plus, le travail collaboratif est facilité grâce à la possibilité de partager instantanément tout type de document avec plusieurs utilisateurs.
Améliorer la sécurité des données et leur traçabilité
Grâce au numérique, il est possible de mettre en place des systèmes de sauvegarde performants permettant d’éviter la perte ou le vol de documents sensibles. Les procédures d’authentification et de cryptage offrent également une protection optimale aux informations stockées, tandis que les mécanismes de traçabilité garantissent une meilleure gestion des droits d’accès et une sécurité accrue.
Contribuer à la préservation de l’environnement
Bien que ce ne soit pas l’avantage principal de la dématérialisation, la réduction significative du recours au papier permet néanmoins de diminuer considérablement l’impact environnemental des entreprises.
En effet, une utilisation moindre de cette ressource entraîne une baisse de la consommation d’énergie, de la production de CO², et de la production de déchets.
Favoriser une démarche RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises)
En se lançant dans la transition numérique, les entreprises peuvent élaborer une politique RSE plus ambitieuse et engagée. La dématérialisation s’inscrit parfaitement dans une démarche écoresponsable visant à réduire les impacts négatifs sur l’écosystème, tout en tenant compte des enjeux sociaux et économiques qui y sont liés.
Cela constitue un argument supplémentaire pour convaincre les clients, partenaires et investisseurs de la pertinence et de l’utilité d’une telle démarche.
Profiter du télétravail et de la mobilité
L’un des avantages les plus appréciés de la dématérialisation réside dans sa capacité à promouvoir le télétravail et la mobilité. La facilité d’accès aux documents numériques permet aux employés de travailler depuis leur domicile ou en déplacement, ce qui contribue à améliorer leur qualité de vie et leur motivation.
Cette autonomie représente un atout considérable pour les travailleurs, qui peuvent ainsi adapter leur emploi du temps en fonction de leurs obligations personnelles et professionnelles.
Améliorer le service client avec des procédures simplifiées
Les consommateurs sont de plus en plus exigeants quant à la rapidité et l’efficacité du service client. Grâce à la dématérialisation, les entreprises peuvent répondre à ces attentes en offrant un traitement accéléré et simplifié des demandes.
Les clients bénéficient ainsi d’une expérience plus fluide et satisfaisante, renforçant ainsi la confiance et la fidélisation à long terme.
Faciliter le traitement des factures et des contrats
Le passage au numérique permet également d’améliorer la gestion des transactions financières et juridiques. En optant pour une solution de signature électronique ou de facturation dématérialisée, les entreprises peuvent réduire leurs délais de traitement et sécuriser davantage ces opérations. Les erreurs liées à la saisie manuelle sont éliminées, ce qui garantit une plus grande fiabilité tout en respectant la réglementation en vigueur.
- Gains de productivité et d’efficacité
- Réduction des coûts et de l’impact environnemental
- Amélioration de la qualité de vie des employés grâce au télétravail
- Optimisation du service client
- Sécurisation et facilitation des démarches financières et juridiques
La dématérialisation offre donc de multiples avantages aux entreprises, qui peuvent ainsi s’adapter plus facilement aux mutations du marché et aux attentes de leurs clients. En adoptant cette approche novatrice, elles contribuent également à la préservation de l’environnement et à la promotion d’une société plus durable.
Les inconvénients de la dématérialisation
La dématérialisation, malgré ses nombreux avantages, présente également certains inconvénients et défis, notamment :
Coûts initiaux élevés
L’investissement dans les technologies de numérisation, les systèmes de gestion électronique des documents (GED), et la formation des employés peut être conséquent.
La dématérialisation permet de faire des économies sur le long terme, comme indiqué dans la première partie de cet article. Néanmoins, il ne faut pas oublier qu’elle engendre certains coûts et particulièrement au départ :
- Solution de dématérialisation (abonnement)
- Intégration de la solution ;
- Accompagnement (si nécessaire) ;
- Formation / temps d’adaptation des équipes en internes ;
- Mises à jour de la solution de dématérialisation.
- Tous ces éléments peuvent impacter le coût d’utilisation d’une solution de dématérialisation.
Sécurité des données
Comme indiqué en première, la dématérialisation des documents peut permettre de sécuriser les données :
- Cryptage ;
- Traçabilité ;
- Vérification des accès ;
- Multiples authentifications ;
- Accès limités.
Mais la dématérialisation des documents peut se transformer en inconvénient si la sécurité n’est pas prise au sérieux par les utilisateurs.
Les documents numériques sont susceptibles de subir des violations de sécurité, telles que des piratages, des pertes de données dues à des défaillances techniques ou des erreurs humaines.
Dépendance technologique
Une forte dépendance aux systèmes informatiques et à l’accès internet peut rendre une organisation vulnérable en cas de pannes ou de problèmes techniques.
Résistance au changement
L’adoption de nouvelles pratiques peut se heurter à la résistance des employés habitués aux méthodes traditionnelles de travail avec des documents papier.
Questions légales et de conformité
La nécessité de respecter les législations et régulations spécifiques à la gestion des documents numériques, en termes de confidentialité, d’authenticité, et de conservation à long terme.
