Qu’est ce que la dématérialisation des bulletins de paie ?
La dématérialisation : définition
Par définition, la dématérialisation consiste à transformer un support d’information matériel en un format numérique. Plus que jamais d’actualité, la dématérialisation présente plusieurs avantages. Rapide, écologique, économique, c’est également un bon moyen de stocker, partager et envoyer un document.
La dématérialisation est de plus en plus présente et s’impose comme un incontournable dans les entreprises. D’ici 2026, c’est l’ensemble des factures B2B qui devront être disponibles au format électronique. Face à ces changements, les entreprises se posent la question de rationaliser l’usage de papier dans l’ensemble de leurs services.
En quoi consiste la dématérilisation d’un bulletin de paie ?
Le bulletin de paie dématérialisé implique la conversion des documents papier en versions électroniques. Les bulletins sont créés, distribués et stockés électroniquement, éliminant le besoin de documents physiques. Cela offre des avantages tels que l’accessibilité accrue, des économies de coûts, une réduction de l’empreinte carbone, mais nécessite une conformité légale et des mesures de sécurité appropriées pour protéger les données des employés.
Vous souhaitez plus d’informations sur la dématérialisation de la paie ?
Dématérialisation des bulletins de paie, que dit la loi ?
La dématérialisation des bulletins de paie est-elle obligatoire ?
Non, la dématérialisation des bulletins n’est pas obligatoire. Cependant, « depuis 2017, la dématérialisation de la fiche de paie est devenue le principe et le format papier l’exception, sauf en cas de désaccord du salarié. » En France son déploiement est en hausse, 2 Français sur 5 reçoivent leur feuille de paie de manière dématérialisée (coffre-fort numérique ou e-mail).
Pourquoi il ne faut pas envoyer les bulletins de paie par mail ?
En effet, envoyer le bulletin de paie d’un collaborateur par email présente des risques. En matière de sécurité, la RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) encadre strictement la dématérialisation des bulletins de paie. Conformément à ce règlement, l’envoi de feuilles de paie par email sera interdit à partir du 1er Janvier 2024 en raison de la nature sensible des informations personnelles qu’ils renferment, telles que les noms, adresses, numéros de sécurité sociale, et les détails de rémunération des employés, considérés comme des données à caractère personnel.
C’est pourquoi les solutions de dématérialisation proposent des espaces protégés afin de délivrer ces documents confidentiels et de minimiser les risques liés à la sécurité des données, tels que la fuite, la modification non autorisée, ou le vol d’identité. L’envoi des bulletins dématérialisés doit s’effectuer via des canaux sécurisés, tels que des systèmes de gestion de la paie (par exemple le logiciel de paie Silae) ou des coffres-forts électroniques (par exemple Tedd.RH avec Digiposte)
Les employeurs sont ainsi tenus de prendre des mesures adéquates pour garantir la protection des données personnelles de leurs employés lorsqu’ils optent pour la dématérialisation des bulletins de paie, conformément aux principes énoncés par la RGPD.
Pourquoi dématérialiser vos bulletins de paie ? Les avantages
Gain de temps et de productivité
L’automatisation de la saisie permet d’accélérer le traitement des documents et par conséquent faire gagner un temps considérable sur la gestion de la paie.
Réduction des coûts
En effet une feuille de paie dématérialisée coute moins cher et vous rend plus écolos. Plusieurs postes de dépense comme les coûts d’impression, la mise sous pli ou encore l’affranchissement disparaissent. De plus, sur le long terme, la dématérialisation impacte fortement le cout de stockage puisqu’un bulletin dématérialisé ne prend aucune place physique.
Accessibilité
Souvent imprimés et stockés, les bulletins de paie peuvent parfois être égarés mais grâce à leur numérisation, la question ne se pose plus. Les bulletins de salaire sont stockés et sécurisés en ligne, vous offrant la possibilité d’y accéder à distance.
En résumé
La dématérialisation, qui transforme les supports d’information physiques en formats numériques, se popularise pour ses avantages écologiques et économiques. Bien que non obligatoire actuellement, elle devient une pratique courante en France, où 40% des Français reçoivent déjà leurs feuilles de paie de manière dématérialisée. La dématérialisation est de de plus en plus encadrée, en particulier avec l’interdiction imminente d’envoyer des bulletins par email à partir de 2024 selon le RGPD. Les avantages comprennent un gain de temps, des économies de coûts et une meilleure accessibilité. Enfin, plusieurs solutions existent. Si la dématérialisation des bulletins de paie n’est pas directement intégrée dans les fonctionnalités de votre logiciel de paie il vous faudra alors trouver une solution compatible. Pour une intégration avec les logiciels de paie les plus réputées tels que Sage ou EBP, nous préconisons la solution TEDD.rh.
Logiciels de dématérialisation des bulletins de Paie
Tedd.RH
Le logiciel TEDD.rh est une solution de dématérialisation des bulletins de paie. En collaboration avec le Groupe La Poste en mode SaaS, cette solution permet un accès facile à la rematérialisation via Maileva et le coffre-fort électronique Digiposte. Compatible avec Sage, EBP et d'autres grands éditeurs de solution de gestion paie.
