Quelles différences entre internaliser et externaliser sa paie ?
Internaliser ou ne pas internaliser : telle est la question. La gestion de la paie est une obligation légale à laquelle toutes les entreprises doivent répondre. Sujet sensible dans les petites et moyennes entreprises (PME), deux modes de gestion de la paie s’offrent à elles : l’internalisation ou l’externalisation.
Tout d’abord, rappelons les différences existantes entre une gestion de la paie internalisée et externalisée :
Dans le cas d’une gestion internalisée de la paie, le processus de paie est exclusivement géré par votre entreprise. Bien souvent c’est le personnel en charge de la gestion administrative du personnel qui assure cette activité (gestionnaire de paie, RH, DRH…).
Si l’entreprise opte pour une gestion externalisée, elle fait le choix de confier la réalisation de la paie à un prestataire externe comme les cabinets d’expertise comptable ou les cabinets spécialisés dans la gestion de la paie.
Internalisation VS Externalisation de la paie
L’internalisation et l’externalisation possèdent tous deux leurs avantages mais aussi leurs inconvénients, en voici les principaux :
Avantages et inconvénients de l’internalisation
Les Avantages :
Internaliser votre paie vous permet :
- D’acquérir une indépendance et une autonomie totale dans le contrôle et la production de la paie ainsi que des DSN
- D’avoir un processus RH mieux contrôlé en interne (gestion des données et confidentialité)
- De préserver la confidentialité de vos données grâce à une base de données interne
- D’avoir un coût au bulletin plus avantageux (le tarif moyen de production d’un bulletin est en moyenne de 20€/bulletin dans les cabinets comptables contre moins de 10€ lorsque la paie est internalisée)
- D’être plus réactif en anticipant les délais de traitement et l’intégration des variables de paie.
- De posséder une compétence interne pouvant traiter la paie mais également d’autres missions de l’univers RH
Les Inconvénients :
Points de vigilance :
- Un coût d’achat et de maintenance du logiciel de paie sont à prévoir
- Disposer d’une compétence interne (voir deux si besoin d’un doublon) et pouvoir la maintenir au sein de l’entreprise
Avantages et inconvénients de l’externalisation
Les Avantages :
Externaliser votre paie vous permet :
- De gagner du temps dans le traitement en déléguant l’ensemble du processus de gestion de la paie
- D’être serein sur le plan juridique et réglementaire grâce à l’expertise des cabinets ou des éditeurs spécialisés
Les Inconvénients :
Points de vigilance :
- Outre les dépenses liées au logiciel de paie, la veille sociale et le nombre de bulletins à traiter, il faut y ajouter l’administration du personnel et notamment la création des documents (contrats de travail, calcul indemnités maladie, gestion des accidents de travail…), le suivi des congés payés, la réalisation des déclarations sociales ainsi que le coût d’envoi des bulletins de paie (si non dématérialisés)
- Vous êtes dépendant d’un prestataire externe, des délais d’attente et de traitement peuvent survenir en cas de surcharge de votre prestataire.
- Perte de compétences juridiques et sociales en interne
Les critères de choix du mode de gestion de la paie
Pour avancer dans votre choix, il y a plusieurs questions importantes à se poser :
- Quel est mon budget ?
Il est important de prendre en considération le nombre de bulletins mensuels traités car c’est une somme que vous débourserez de manière mensuelle ou annuelle selon la solution choisie. Au-delà de 15 bulletins, il devient intéressant de posséder un logiciel de paie. Le coût de production d’un bulletin de paie sera toujours plus cher si vous externalisez votre paie. Informez-vous sur le coût au bulletin proposé par un cabinet comptable et comparez avec le coût de production d’un bulletin produit en interne sur une solution comme Silae, Sage ou encore EBP.
- Avez-vous un gestionnaire de paie ?
Pour répondre à cette question, il semble tout à fait évident que si vous disposez d’un ou plusieurs gestionnaires de paie en interne la question ne se pose pas, vous vous dirigerez naturellement vers une gestion interne de la paie. Si ce n’est pas le cas, avez-vous du personnel administratif ou financier capable de prendre en charge votre paie ? Ayant des connaissances en matière de droit social ? Enfin si ce n’est toujours pas le cas, envisagez-vous d’intégrer une compétence pour la prise en charge de la gestion de la Paie ainsi que des sujets RH ?
- Quel outil ?
Suivant l’outil que vous choisissez, le niveau de compétence du gestionnaire de paie sera plus ou moins fort. En effet, certains logiciels demandent de fortes compétences de paramétrage alors que d’autres permettent une utilisation plus accessible car plus guidée (mise à jour automatique des conventions collectives)
- Autres critères
D’autres éléments tels que vos contraintes technologiques et informatiques et le niveau d’autonomie et de responsabilité souhaité doivent être pris en considération.
Quel logiciel choisir pour une gestion interne de la paie ?
En tant qu’experts en solutions de gestion, nous rencontrons régulièrement des situations dans lesquelles les sociétés souhaitent passer à l’internalisation de la paie. Bien souvent, la gestion de la paie représente un coût impondérable pour l’entreprise. Chaque solution présente des avantages et des inconvénients qui faudra apprécier au cas par cas selon les besoins, le budget et les attentes de l’entreprise.
Des acteurs historiques des logiciels Paie : SAGE / EBP
En SaaS ou en On premise, plusieurs logiciels de paie existent sur le marché. Des éditeurs historiques comme Sage et EBP proposent des solutions fiables et adaptées aux besoins des TPE/PME. Disponibles en mode SaaS ou en On-premise, elles permettent notamment de gérer les bulletins de paie, réaliser en autonomie les paramétrages de paie, effectuer les DSN et améliorer votre pilotage RH. Historiquement ces solutions ont été très présentes sur le secteur des PME pour des entreprises de 50 à 500 salariés.
Un logiciel de paie qui change la donne : SILAE
Exclusivement disponible en mode SaaS (en ligne), Silae s’impose aujourd’hui comme la référence en matière de gestion de la paie pour les personnes ne souhaitant plus réaliser de paramétrage. Avec l’intégration de la veille légale (plus de 830 conventions collectives intégrées), une automatisation poussée de la paie, une intégration des éléments variables et une prise en main facile, Silae a su réunir tous les atouts pour séduire les petites entreprises et souhaite désormais conquérir le marché de la PME.
Comment internaliser la paie ? : choisir son logiciel de paie
Un logiciel de paie doit s’adapter aux besoins et au budget des entreprises. C’est pourquoi Grafe vous accompagne dans le choix de votre solution paie. Notre expertise et nos certifications auprès des éditeurs Sage, EBP et Silae nous permettent de conseiller et accompagner les PME / PMI dans leur problématique de gestion Paie mais également RH. Avec nos solutions paie et paie et RH, nous répondons à vos spécificités métier en implémentant les fonctionnalités nécessaires à la gestion de la paie.
