Avec l’évolution numérique, il est désormais courant d’aborder la question de la dématérialisation des documents professionnels.
Parmi ceux-ci, la fiche de paie fait l’objet d’une attention particulière en raison de son importance pour les salariés et les employeurs.
En effet, choisir de passer à une version dématérialisée présente plusieurs avantages aussi bien pour les entreprises que pour les travailleurs.
Sommaire :
- Qu’est ce que la dématérialisation des fiches de paie ?
- Pourquoi dématérialiser les bulletins de paie ?
- La législation encadrant la dématérialisation des fiches de paie
- Comment mettre en place la dématérialisation des bulletins de paie ?
- FAQ – vos questions sur la dématérialisation des fiches de paie
Qu’est ce que la dématérialisation des fiches de paie ?
La dématérialisation des fiches de paie consiste à convertir les fiches de paie papier en versions électroniques, stockées et accessibles via des systèmes informatiques sécurisés.
Au lieu de recevoir une copie papier de leur fiche de paie, les employés peuvent consulter et télécharger leurs fiches de paie électroniques à partir d’une plateforme en ligne, souvent via un portail RH.
Pourquoi opter pour la dématérialisation des bulletins de paie ?
Les avantages pour l'employeur
Réduction des coûts
L’employeur réduit ses coûts liés à la production et la distribution des fiches de paie papier.
En effet, en adoptant une version électronique plutôt qu’imprimée, les entreprises peuvent économiser sur le papier, les cartouches d’encre, ou encore le temps consacré à la préparation, au traitement et à l’envoi des documents.
Par ailleurs, la dématérialisation permet de générer des économies sur les frais de stockage ainsi que sur l’archivage physique, étant donné que la taille du fichier
électronique est généralement assez limitée par rapport au volume occupé par un dossier papier.
Sécurité des données et confidentialité
La dématérialisation des bulletins de paie offre également un niveau de sécurité
supérieur en comparaison avec les versions imprimées.
Grâce aux technologies modernes destinées à assurer la protection des données, il est
aujourd’hui possible de garantir une confidentialité totale pour le salarié ainsi que pour l’employeur.
De plus, l’accès aux fiches dématérialisées peut être limité selon des permissions et des
droits spécifiques, empêchant ainsi les personnes non autorisées d’y avoir accès.
Enfin, en cas de perte ou de vol de l’appareil de stockage (ordinateur, tablette…), il est
possible de récupérer rapidement les fichiers électroniques grâce à des systèmes de
sauvegarde en ligne.
Respect de l'environnement
Opter pour la dématérialisation des fiches de paie, c’est également contribuer au respect de l’environnement, en réduisant considérablement la consommation de papier.
Pour rappel, la production de papier représente l’une des principales sources de
déforestation, sans oublier les impacts sur la consommation d’eau, d’énergie et sur la
pollution générée par le traitement des eaux usées et des déchets solides issus de cette
industrie.
Ainsi adopter une version électronique des fiches de paie s’inscrit dans une démarche
de responsabilité sociale et environnementale.
Gain de temps et d'efficacité
La dématérialisation des fiches de paie permet aux employeurs de gagner du temps en
automatisant le processus de génération et de distribution des fiches de paie.
Une fois mis en place, le processus devient plus rapide et plus efficace, réduisant ainsi la
charge de travail administrative pour les services des ressources humaines.
Accès facilité aux informations
Les employeurs peuvent accéder facilement aux fiches de paie électroniques des employés pour répondre aux demandes internes, telles que les audits financiers ou les vérifications de conformité.
De plus, les fonctionnalités de recherche avancée permettent de trouver rapidement des informations spécifiques, ce qui facilite la gestion des dossiers des employés.
Les avantages pour le salarié
Réduction du risque de perte
Les fiches de paie papier peuvent être facilement perdues ou endommagées. Avec la
dématérialisation, il n’y a pas de risque de perte physique, car les fiches de paie sont
stockées de manière sécurisée dans un système informatique
Simplicité de gestion
La recherche et la gestion des fiches de paie électroniques sont plus simples que celles
des versions papier. Les salariés peuvent facilement retrouver des fiches de paie
précédentes et les organiser électroniquement selon leurs besoins.
Confidentialité renforcée
Les fiches de paie électroniques sont généralement protégées par des mesures de
sécurité telles que des mots de passe et des systèmes d’authentification. Cela garantit que seuls les employés autorisés ont accès à leurs propres informations financières,
renforçant ainsi la confidentialité des données.
La législation encadrant la dématérialisation des fiches de paie
La dématérialisation des bulletins de paie est encadrée par la législation française, qui a mis en place certaines dispositions visant à protéger les droits des salariés et à garantir la conformité de ces pratiques.
Le choix du salarié
La loi Travail du 8 août 2016 a modifié le Code du travail concernant la remise de la fiche de paie.
Désormais, l’employeur peut proposer au salarié que sa fiche de paie lui soit transmise sous forme électronique.
Le salarié doit avoir été informé préalablement et de manière claire et compréhensible des conditions d’exercice de son droit de s’y opposer.
Si le salarié n’a pas donné son accord pour cette dématérialisation, et tant qu’il ne fait pas part de son souhait de passer à un bulletin dématérialisé, celui-ci devra continuer à recevoir une version papier de son bulletin de paie.
Les obligations de l’employeur en matière de durée de conservation et d’accès aux documents
Selon le Code du travail, l’employeur doit conserver les bulletins de paie dématérialisés pendant une durée minimale de 50 ans à compter de leur émission.
Par ailleurs, il appartient également à l’employeur de garantir la disponibilité aux salariés de leurs fiches de paie sur une période couvrant les trois dernières années précédant le départ à la retraite et jusqu’à la fin de celle-ci.
Ainsi, le système de dématérialisation choisi doit permettre non seulement de stocker ces documents pendant toute cette période, mais aussi de les communiquer aux salariés dans un délai raisonnable et sous un format qui respecte les prérequis en termes d’ergonomie, de lisibilité et d’intégrité.
Comment mettre en place la dématérialisation des bulletins de paie ?
Choisir un prestataire et un système sécurisé
Pour dématérialiser vos fiches de paie, vous devez vous orienter vers un prestataire spécialisé qui sera en mesure de vous proposer un système sécurisé et conforme à la réglementation en vigueur. En effet, plusieurs critères sont à prendre en compte pour garantir la fiabilité et la sécurité de ce type de solution, tels que :
- La possibilité d’accéder aux fiches de paie même en cas de défaillance du système informatique ;
- L’authentification et l’identification des utilisateurs du système par des procédés fiables ;
- La traçabilité des actions effectuées sur les documents électroniques ;
- Le chiffrement des données afin d’assurer leur confidentialité.
Informer les salariés et obtenir leur accord
La mise en place de la dématérialisation des bulletins de paie nécessite également une concertation avec les salariés concernés.
En effet, si la loi ne les oblige pas à accepter cette nouvelle modalité, il est impératif de les informer sur les bénéfices et le mode de fonctionnement de cette solution.
Il convient ainsi de mettre en place un dialogue constructif permettant d’exposer clairement les arguments en faveur de la dématérialisation et de répondre aux éventuelles questions ou appréhensions suscitées par ce changement.
Une fois que les salariés ont donné leur consentement formel, vous pouvez procéder au changement de support pour leurs fiches de paie
FAQ – vos questions sur la dématérialisation des fiches de paie
Comment se déroule l'intégration d'une solution de dématérialisation ?
La mise en œuvre d’une solution de dématérialisation des documents implique plusieurs étapes essentielles, notamment l’évaluation des besoins, la sélection d’une solution adaptée, la planification de la mise en œuvre, la préparation des documents, la numérisation, l’indexation et la classification des documents, l’intégration avec les systèmes existants et l’automatisation des flux de travail. Il est crucial de bien comprendre les exigences spécifiques de l’entreprise, de choisir un fournisseur fiable et d’établir un plan détaillé pour une transition fluide vers la dématérialisation des documents
Quel est le coût annuel d'une solution de dématérialisation des fiches de paie ?
Le coût annuel d’une solution de dématérialisation des bulletins de salaire repose sur différents critères :
- Le nombre de sociétés
- Le nombre de bulletins émis / an
Quels sont les risques liés à la dématérialisation des fiches de paie ?
Lorsqu’on évoque le sujet de la digitalisation, se pose immédiatement la question de la sécurité.
En réalité, un coffre fort numérique est une solution plus sécurisée que le stockage de documents au format papier.
Par ailleurs, la confidentialité et l’intégrité de vos bulletins de salaire sont assurées.
Quelle est la meilleure solution de dématérialisation des bulletins de salaire ?
Le choix de la meilleure solution de dématérialisation des fiches de paie dépend des besoins spécifiques de chaque entreprise, de ses ressources et de ses préférences.
Une évaluation approfondie des options disponibles et une analyse comparative aideront à prendre la décision la plus adaptée.
Grafe est distributeur – intégrateur de solutions de dématérialisation des bulletins de salaire :
