Avant toute chose, pour choisir le bon logiciel RH il est essentiel de bien comprendre et définir les besoins spécifiques de votre entreprise.
Les questions à se poser incluent :
- Quels sont les processus RH que nous souhaitons automatiser et optimiser ?
- Avons-nous besoin d’une solution adaptée aux PME ou à de grandes structures ?
Cette analyse préliminaire doit pointer vers les fonctionnalités indispensables telles que la gestion des congés, le suivi des heures travaillées, la paie, ou encore la gestion des talents.
Un audit interne permettant d’identifier les lacunes des systèmes actuels et les attentes des utilisateurs peut s’avérer très utile pour cette phase.
Les 6 critères à prendre en compte lors du choix de votre logiciel RH
Une fois que vous avez définis vos besoins en termes de logiciel de gestion RH / Paie, nous vous invitons à vous référer à cette liste de critères pour choisir le meilleur logiciel en fonction de VOS besoins spécifiques !
Liste des critères essentiels
Pertinence des fonctionnalités par rapport aux besoins
Les logiciels RH modernes offrent une variété de fonctionnalités avancées allant bien au-delà des simples bases de données de dossiers d’employés. De potentielles options incluent l’analyse prédictive pour mieux planifier les besoins futurs en ressources humaines, ou les outils de développement professionnel et de gestion de la performance.
La capacité d’un logiciel à s’adapter aux particularités de votre entreprise est également essentielle. Vérifiez si vous pouvez facilement personnaliser des workflows, des formulaires, ou même l’esthétique du logiciel pour refléter l’image de marque de votre entreprise.
Intégrabilité avec les systèmes existants
Une fois les besoins identifiés, il est crucial de choisir un sirh qui s’intègre
harmonieusement avec les autres outils numériques utilisés par l’entreprise.
La compatibilité avec les systèmes existants minimise les perturbations lors du
déploiement et optimise l’utilisation globale des ressources numériques.
Il est judicieux de discuter avec les fournisseurs potentiels sur les possibilités
d’intégration avec vos systèmes actuels de gestion client (CRM), de finance ou d’opérations.
L’objectif ici est de créer un écosystème numérique cohérent qui facilite plutôt que complexifie les routines de travail.
Facilité d'utilisation et qualité de l'interface
La qualité de l’interface utilisateur est déterminante dans l’adoption du logiciel par vos collaborateurs. Une interface claire, intuitive et agréable est essentielle pour garantir une utilisation efficace sans longues périodes de formation.
Pour cela, plusieurs solutions offrent des versions de démonstration ou des périodes d’essai pendant lesquelles les futurs utilisateurs peuvent tester le logiciel.
Prendre le temps de faire tester le logiciel par une équipe représentative peut aider à anticiper les défis d’acceptation et d’utilisation avant l’implémentation complète.
Conformité aux réglementations de sécurité des données
La protection des données personnelles est un enjeu capital dans toute infrastructure RH. Assurez-vous que le logiciel que vous envisagez respecte les normes strictes de sécurité et les réglementations locales et internationales comme le RGPD.
Interrogez les fournisseurs sur les mesures de sécurité spécifiques qu’ils utilisent, comme le chiffrement des données, les sauvegardes régulières et les protocoles d’accès sécurisé. La réputation et les avis d’autres entreprises concernant la fiabilité et la sécurité des données avec ce logiciel peuvent aussi orienter votre choix.
Qualité du support client et potentiel d'évolutivité
Un bon support technique peut considérablement alléger la gestion du logiciel au quotidien. Évaluez la réactivité et la disponibilité du service client du fournisseur, ainsi que les ressources mises à disposition pour l’aide à l’utilisation, comme des guides d’utilisateur ou des forums de discussion.
Par ailleurs, une plateforme évolutive est indispensable pour accompagner la croissance de votre entreprise.
Un logiciel capable de s’adapter et de monter en charge selon vos besoins présente un investissement plus rentable à long terme.
Prix du logiciel et coûts mise en service/maintenance
Coût d’acquisition initial
o Licence : Certaines solutions RH nécessitent un achat initial de licence, qui
peut être un coût unique ou récurrent (abonnement).
o Tarification par utilisateur : De nombreux logiciels RH sont facturés par
utilisateur, ce qui peut inclure des employés, des managers ou des administrateurs.
Coût de l’intégration
o Implémentation : Les coûts d’implémentation comprennent souvent
l’installation, la configuration et la personnalisation du logiciel pour répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise.
o Migration des données : Si vous migrez d’un ancien système, les coûts de transfert et de nettoyage des données peuvent être significatifs.
o Formation : Les utilisateurs finaux et les administrateurs peuvent nécessiter une formation initiale, qui peut être facturée à l’heure ou incluse dans un forfait global.
Coût de la maintenance et du support
o Support technique : Le coût du support technique varie selon qu’il est fourni 24/7, pendant les heures de bureau, ou via un contrat de maintenance annuel.
o Mises à jour et upgrades : Certains fournisseurs facturent les mises à jour majeures du logiciel, tandis que d’autres incluent cela dans le coût de l’abonnement ou de la maintenance.
o Assistance et développement continu : Inclut les coûts liés à l’ajout de nouvelles fonctionnalités ou à la modification de fonctionnalités existantes pour répondre aux besoins évolutifs de l’entreprise.
Coût des fonctionnalités supplémentaires
o Modules additionnels : Des fonctionnalités spécifiques comme la gestion
des talents, la gestion des temps et des présences, ou la paie peuvent être vendues en tant que modules séparés.
o Intégrations tierces : Les coûts d’intégration avec d’autres systèmes
(comptabilité, ERP, CRM, etc.) peuvent être importants.
Coût de l’hébergement
o Cloud vs. On-premise : Les solutions cloud sont souvent basées sur un modèle d’abonnement (SaaS) et peuvent réduire les coûts initiaux mais augmenter les coûts récurrents. Les solutions sur site peuvent nécessiter un investissement initial plus élevé en infrastructure matérielle et logicielle.
Autres coûts indirects
o Temps et ressources internes : La gestion du changement, y compris le temps passé par les employés pour s’adapter au nouveau système, peut représenter un coût indirect important.
o Productivité initiale : Une période de transition où la productivité peut être réduite pendant que les employés s’adaptent au nouveau logiciel.
En résumé, lorsque vous évaluez le prix d’un logiciel RH, il est crucial de considérer non seulement le coût initial du logiciel mais également tous les coûts associés à son intégration, sa maintenance, et son utilisation à long terme.
Une analyse complète des coûts totaux de possession (TCO) vous aidera à faire un choix éclairé qui convient le mieux aux besoins et au budget de votre organisation.
Maquette d’un tableau comparatif pour vous aider dans votre recherche de logiciel RH
| Catégorie de coût | Description |
|---|---|
| Coût d’acquisition initial | Licence (unique ou récurrente), tarification par utilisateur |
| Coût de l’intégration | Implémentation, migration des données, formation |
| Coût de la maintenance et du support | Support technique, mises à jour et upgrades, assistance continue |
| Coût des fonctionnalités supplémentaires | Modules additionnels, intégrations tierces |
| Coût de l’hébergement | Cloud (abonnement SaaS) vs. On-premise (investissement initial en infrastructure) |
| Autres coûts indirects | Temps et ressources internes, productivité initiale réduite |
| Coût total | Somme des coûts des différentes catégories |
Lire les témoignages et comparer les options
Enfin, avant de prendre une décision finale, lire les témoignages d’autres entreprises ayant adopté le logiciel est très instructif.
Ces retours d’expérience révèlent souvent des aspects pratiques non apparents lors des démonstrations.
Prenez aussi le temps de comparer les différents logiciels selon leurs tarifs, leurs fonctionnalités, et leur compatibilité avec vos besoins.
Des méthodes de comparaison systématiques, comme la création de tableaux comparatifs, peuvent aider à visualiser les avantages et les inconvénients de chaque option de façon claire.
Les 3 logiciels RH qu’on intègre chez Grafe !
I. Lucca
Lucca est une solution SIRH française offrant une gamme complète de fonctionnalités modulaires et ergonomiques en SaaS. Ses modules couvrent la gestion des temps et des activités, des talents, des notes de frais et de la paie.
Il est réputé pour sa facilité d’utilisation, sa compatibilité avec d’autres systèmes RH et son évolutivité, permettant une gestion efficace des ressources humaines.
II. Sage Espace Employés
Sage propose une solution RH et paie intégrée, axée sur l’automatisation et la simplification des processus administratifs.
Elle inclut des fonctionnalités pour la gestion des absences, des notes de frais, des évaluations de performance, et plus encore.
Sage est apprécié pour sa robustesse et sa capacité à s’adapter aux besoins spécifiques des entreprises.
III. TEDD.RH
Tedd RH est un logiciel complet pour la gestion des ressources humaines, offrant des outils pour le recrutement, la formation, la gestion des compétences, et la gestion administrative du personnel.
Sa plateforme permet une centralisation des données RH, facilitant la prise de décision et l’optimisation des processus RH.
