La solution de dématérialisation est un enjeu majeur pour les entreprises et les organisations qui souhaitent optimiser leur gestion des documents. Cet outil ou logiciel vous permet de transformer des documents physiques en fichier numérique, facilitant ainsi l’accès, l’échange et la conservation des informations.
Dans cet article, nous aborderons les différentes étapes et fonctionnalités liées à la mise en place d’une solution de dématérialisation efficace.
Pourquoi opter pour une solution de dématérialisation ?
Productivité
« Adopter la dématérialisation c’est avant tout opter pour une gestion simplifiée et des processus optimisés«
La dématérialisation offre plusieurs avantages. Premièrement, fini d’entasser l’historique de votre entreprise dans des armoires physiques ! Vous disposez désormais d’un dispositif d’archivage dématérialisé et pouvez retrouver vos documents en quelques secondes grace au dispositif de recherche par mot clé. Bien souvent, lorsque vous traitez un document, ce dernier doit être validé par une ou plusieurs personnes, on dit alors qu’il suit un workflow. Grace aux logiciels de dématérialisation, vous pouvez créer et appliquer ces workflows directement dans votre logiciel. Vous pouvez gérer les droits d’utilisateur et notifier vos collaborateurs lorsqu’une action de validation doit être effectuée. Dématérialiser c’est aussi améliorer la traçabilité et la sécurité de vos documents.
Économies
« Dématérialiser réduit vos coûts de traitement »
Passer à la dématérialisation c’est aussi faire des économies ! Certes un logiciel de dématérialisation n’est pas gratuit mais il permet de réduire les coûts administratifs de façon considérable. En effet, les dépenses liées à l’achat de fournitures (encre, papier, timbres, envoi) et matériel (imprimantes, scanner) ne sont plus indispensables car votre logiciel vous dispensera de ces frais.
Écologie
« Diminuez votre emprunte carbone grace à la dématérialisation »
Soucieux de votre emprunte carbone ? Dématérialiser c’est limiter un maximum l’usage du papier. Bien qu’il soit encore grandement utilisé aujourd’hui, le papier n’est pas recyclé dans la majorité des entreprises.
Vous vous dites peut être que supprimer le papier c’est bien mais qu’en est-il de la pollution des data center dans lesquels les logiciels de dématérialisation sont stockés ? Notre partenaire Zeendoc, s’engage au travers de son programme Zeenplanet à planter des arbres afin de réduire l’impact carbone de la gestion documentaire.
Conformité
« Et l’aspect légal dans tout ça ? »
Bien qu’il n’y ai pas d’obligation légale vous incitant à utiliser un logiciel de dématérialisation il est cependant préférable d’en disposer. Dans le cadre du traitement de vos documents (facture, note de frais, devis, contrat de travail…), un logiciel de dématérialisation vous permettra ainsi de créer des workflows de validation, de répondre aux obligations d’archivage, de retrouver vos documents en toute simplicité et de faciliter le passage à la facture électronique. De plus, c’est un grand pas si vous êtes dans une démarche de digitalisation d’entreprise.
Les étapes clés de la mise en place d’une solution de dématérialisation
Choisir le bon logiciel
Il existe plusieurs types de logiciels dédiés à la dématérialisation, il convient donc de choisir celui qui répond le mieux aux besoins spécifiques de votre entreprise.
Certaines solutions proposent des fonctionnalités avancées comme l’intégration avec des applications métiers (ERP, CRM…) ou des outils de gestion électronique de documents (GED).
N’hésitez pas à comparer les offres du marché et à réaliser des tests pour trouver la meilleure solution.
Former vos collaborateurs
Pour réussir une démarche de dématérialisation, il est essentiel que tous les collaborateurs soient formés à l’utilisation du logiciel choisi. Cela permettra d’assurer une adoption rapide et homogène au sein de l’entreprise, et évitera les erreurs pouvant nuire à la qualité et la fiabilité des données numérisées.
Mettre en place un processus de numérisation adapté
Définissez un processus de numérisation documentaire qui garantit la qualité et la traçabilité des informations. Les étapes importantes comprennent :
- Préparer les documents : vérifier leur état général, retirer les agrafes et les trombones…
- Configurer les paramètres de scan : résolution, format, orientation…
- Réaliser des contrôles qualité pour s’assurer de la lisibilité des textes et des images
- Attribuer des métadonnées aux documents pour faciliter leur indexation et recherche ultérieure
Assurer la sécurité et la confidentialité des données
Les risques liés à la cybersécurité et la protection des données personnelles doivent être pris en compte lors de la mise en place d’une solution de dématérialisation. Des mesures telles que le chiffrement des données, la gestion des droits d’accès et la mise en place de sauvegardes régulières sont indispensables pour assurer la sécurité et la confidentialité des informations numérisées.
Fonctionnalités importantes d’un logiciel de dématérialisation
Lecture et extraction automatique de données
La reconnaissance optique de caractères (OCR) permet au logiciel de lire et extraire les données contenues dans un document numérisé. Cette fonctionnalité facilite grandement l’indexation et l’exploitation des informations, tout en évitant les erreurs de saisie manuelle et en économisant du temps.
Gestion électronique des documents (GED)
Une fonctionnalité GED intégrée permet de gérer l’ensemble des documents de l’entreprise de manière centralisée et sécurisée. Cela inclut notamment :
- Le classement et l’indexation des documents selon des critères personnalisables
- Des outils de recherche avancée pour retrouver rapidement un document ou une information précise
- La gestion des versions et des historiques de modifications
- Le partage et la collaboration en temps réel entre les collaborateurs
Signature électronique
La signature électronique est de plus en plus utilisée pour valider des documents de manière dématérialisée. Cette fonctionnalité permet de simplifier et d’accélérer les processus de validation en évitant, par exemple, l’envoi de documents papier par voie postale.
Intégration avec d’autres logiciels et applications
Un logiciel de dématérialisation peut être intégré à d’autres solutions telles que les outils de comptabilité, la gestion des ressources humaines ou le suivi des projets.
Ce type d’intégration permet d’améliorer encore davantage l’efficacité de vos processus internes en automatisant certaines tâches.
Pour aller plus loin : tendances et évolutions
La dématérialisation est un marché en constante évolution qui suscite des innovations majeures :
- Les technologies de machine learning et d’intelligence artificielle permettent une amélioration de la lecture et de l’extraction automatique des données
- Le développement des dispositifs légaux encadrant la signature électronique et la fiabilité des données numériques renforce la confiance dans les solutions de dématérialisation
- L’émergence de nouvelles normes et réglementations environnementales incitent les entreprises à réduire leur empreinte écologique grâce à la dématérialisation.
Ainsi, investir dans une solution de dématérialisation adaptée aux besoins de votre entreprise vous permettra non seulement de gagner en efficacité et en productivité au quotidien, mais aussi de vous positionner comme une organisation moderne et responsable.
Profitez des nombreux avantages offerts par ces outils innovants pour optimiser vos processus documentaires et simplifier la gestion de l’information dans votre structure.
