Pourquoi dématérialiser les notes de frais ?
Souvent considéré comme un fléau pour l’administration, la gestion des notes de frais est une épreuve quotidienne. En moyenne chaque salarié passerait 20 minutes à traiter une note de frais au format papier (source : Global Business Travel Association). Pour les collaborateurs contraints de se déplacer plus régulièrement, cela peut représenter près d’une journée par mois. En France, 50 millions de notes de frais sont traitées à l’année. Au vu de ces chiffres on comprend aisément que la gestion des notes de frais constitue un réel enjeu de productivité pour les entreprises.
Quels avantages à dématérialiser ses notes de frais ?
La dématérialisation des notes de frais comporte de nombreux avantages, en voici quelques un.
Gain de temps : Comme nous avons pu le voir, le traitement des notes de frais papiers sont très chronophages. En dématérialisant cette opération, vous accélérez l’ensemble du processus de traitement des notes de frais : envoi, vérification, classification, stockage, archivage. En clair, vous optimisez votre temps et gagnez en productivité.
Gain d’espace : Au fil des années, la paperasse s’accumule et le stockage devient de plus en plus compliqué à gérer. En dématérialisant vous gardez une trace de tous vos documents et libérez vos espaces de stockages physiques. Retrouvez vos documents instantanément et soutenez la démarche zéro papier.
Fiabilité de l’information : Aujourd’hui, la plupart des applications intègrent une technologie de reconnaissance poussée qui permet d’extraire toutes les informations importantes de votre justificatif (le montant TTC, la date, les TVA multiples, catégorie de la dépense, etc.) c’est le cas de la solution EBP Notes de frais.
Sécurité et confidentialité : On le sait, l’archivage ne garanti jamais la sécurité totale de nos données. En passant par une gestion de note de frais dématérialisée, le stockage cloud vous offre un accès sécurisé et en temps réel. Vos documents sont centralisés et classés, vous pouvez, en fonction des accès définis, consulter les notes de frais.
Valeur probante : Depuis 2017, les factures et reçus numériques ont valeur légale auprès de l’administration française et de l’URSSAF. En ce sens, vos n’êtes plus tenu de conserver vos formats papiers et pouvez progresser dans votre transformation numérique.
Les solutions de gestion des notes de frais
Découvrez la solution EBP note de frais
Avec son application mobile intuitive et collaborative, les salariés peuvent directement gérer leurs notes de frais à partir d’une simple photo, faisant office de justificatif. Retrouvez également le Tableau de bord regroupant toutes vos données financières et étudiez les postes de dépenses les plus importants.
Grace aux informations renseignées dans le logiciel note de frais, vos données sont automatiquement transformées en écritures comptables dans votre logiciel EBP Comptabilité.
Cleemy, automatisez la gestion de vos notes de frais
Cleemy est une solution développée par l’éditeur Lucca, spécialiste des logiciels d’automatisation des processus RH. Compatible avec votre comptabilité Sage ou EBP et bien d’autres éditeurs, faîtes disparaître les contraintes liées à la gestion des notes de frais en faisant le choix d’une solution SaaS efficace.
Sage Espace Employés intégrez automatiquement vos notes de frais dans votre comptabilité
Il s’agit d’un SIRH 100 % SaaS qui ne nécessite aucune installation et vous permet de gérer très facilement tout type de congés et absences mais également les notes de frais, les dossiers salariés, la récupération des données paie, … Simple à prendre en main, cette solution de dématérialisation des congés et absences s’adapte facilement à votre organisation et traite des données communes à celles déjà exploitées par d’autres logiciels déjà en place avec un haut niveau de sécurité.