Pourquoi dématérialiser les notes de frais ?
Souvent considéré comme un fléau pour l’administration, la gestion des notes de frais est une épreuve quotidienne. En moyenne chaque salarié passerait 20 minutes à traiter une note de frais au format papier (source : Global Business Travel Association). Pour les collaborateurs contraints de se déplacer plus régulièrement, cela peut représenter près d’une journée par mois. En France, 50 millions de notes de frais sont traitées à l’année. Au vu de ces chiffres on comprend aisément que la gestion des notes de frais constitue un réel enjeu de productivité pour les entreprises.
Quels avantages à dématérialiser ses notes de frais ?
La dématérialisation des notes de frais comporte de nombreux avantages, en voici quelques un.
Gain de temps : Comme nous avons pu le voir, le traitement des notes de frais papiers sont très chronophages. En dématérialisant cette opération, vous accélérez l’ensemble du processus de traitement des notes de frais : envoi, vérification, classification, stockage, archivage. En clair, vous optimisez votre temps et gagnez en productivité.
Gain d’espace : Au fil des années, la paperasse s’accumule et le stockage devient de plus en plus compliqué à gérer. En dématérialisant vous gardez une trace de tous vos documents et libérez vos espaces de stockages physiques. Retrouvez vos documents instantanément et soutenez la démarche zéro papier.
Fiabilité de l’information : Aujourd’hui, la plupart des applications intègrent une technologie de reconnaissance poussée qui permet d’extraire toutes les informations importantes de votre justificatif (le montant TTC, la date, les TVA multiples, catégorie de la dépense, etc.) c’est le cas de la solution EBP Notes de frais.
Sécurité et confidentialité : On le sait, l’archivage ne garanti jamais la sécurité totale de nos données. En passant par une gestion de note de frais dématérialisée, le stockage cloud vous offre un accès sécurisé et en temps réel. Vos documents sont centralisés et classés, vous pouvez, en fonction des accès définis, consulter les notes de frais.
Valeur probante : Depuis 2017, les factures et reçus numériques ont valeur légale auprès de l’administration française et de l’URSSAF. En ce sens, vos n’êtes plus tenu de conserver vos formats papiers et pouvez progresser dans votre transformation numérique.
Nos logiciels de dématérialisation des notes de frais
Des solutions pour intégrer, simplifier et automatiser vos notes de frais !
Zeendoc
Zeendoc est une solution globale de dématérialisation. Capable de gérer vos notes de frais, ce logiciel vous permet également de traiter vos factures électroniques, vos dossiers clients et fournisseurs (factures) ainsi que la dématérialisation de vos bulletins de paie.
Cleemy
Indépendant de tout éditeurs, Cleemy dispose de fonctionnalités se cantonnant uniquement à la gestion des notes de frais. Compatible avec les logiciels comptables Sage et EBP, son application ainsi que son logiciel vous permettront une automatisation parfaite de votre gestion des notes de frais. EBP Notes de frais est également un pure player, ses fonctionnalités s'arrêtent à la gestion des notes de frais mais à la différence de Cleemy il est uniquement compatible avec EBP.
Sage Espace Employés
Sage Espace est une solution de gestion des processus RH. Elle permet notamment de gérer les notes de frais mais possède bien d'autres fonctionnalités comme la gestion des congés et absences, les dossiers salariés, le suivi des objectifs et des entretiens…
Silae RH
Silae RH est une solution SIRH. Parmi ses différents modules, nous retrouvons la gestion des notes de frais et d'autres fonctionnalités comme la gestion des congés et absences, la dématérialisation des bulletins de paie, les dossiers salariés, le suivi des objectifs et des entretiens…
