Lucca, le logiciel de notes de frais adopté par les PME et ETI
Parmi les logiciels de notes de frais disponibles sur le marché, Lucca se distingue par sa capacité à couvrir l’ensemble du cycle, de la saisie mobile à la comptabilisation, sans ressaisie ni export manuel. Là où un simple outil de remboursement ne fait que collecter les dépenses, Lucca notes de frais les valide, les archive de manière probante, calcule la TVA récupérable et les frais kilométriques, puis génère les écritures comptables directement dans Sage ou EBP. C’est ce périmètre complet qui en fait un logiciel de notes de frais adapté aux entreprises qui veulent gagner du temps sans sacrifier le contrôle.
Votre gestion des notes de frais avec les 4 modules Dépenses professionnelles
Notes de frais : Simplifiez la gestion de vos notes de frais
Fini la corvée des justificatifs papier : Lucca notes de frais automatise la saisie et le traitement des notes de frais de vos collaborateurs, en France comme à l’international. La reconnaissance intelligente lit le justificatif, crée la dépense et l’archive de manière probante conformément aux exigences légales. Les frais kilométriques sont calculés automatiquement selon le barème fiscal en vigueur. La TVA récupérable est identifiée et ventilée sans ressaisie. Le circuit de validation est entièrement paramétrable selon votre organisation, et chaque dépense est synchronisée avec votre comptabilité Sage ou EBP sans intervention manuelle.
Moyens de Paiement : Gagnez en simplicité et en contrôle sur vos dépenses professionnelles
Cette solution combine un compte de paiement d’entreprise avec des cartes bancaires physiques ou virtuelles, pour permettre à vos collaborateurs de régler leurs frais en toute autonomie. Vous gardez la main grâce à des règles personnalisables : plafonds, types d’achats autorisés, zones géographiques, etc.
Chaque dépense est automatiquement synchronisée avec vos notes de frais et factures, simplifiant le rapprochement comptable et assurant une gestion fluide et conforme. Fini les avances de frais, les justificatifs égarés et les retards de remboursement.
Factures : Traitement et gestion des factures fournisseurs
Centralisez vos factures, automatisant la saisie grâce à la lecture des données présentes sur les documents. Gérez les approbations, effectuez des paiements directs ou générez des fichiers SEPA sans quitter l’application. Factures s’occupe également du rapprochement bancaire pour une comptabilité clé en main. Vous restez maître de votre processus, Factures applique vos directives sans intervention supplémentaire. Avec des options de paiement flexibles et une gestion efficace des engagements de dépenses, Factures vous offre une visibilité accrue sur vos achats et une meilleure prévision de trésorerie. Simplifiez vos processus d’achats et optimisez votre gestion financière avec Factures .
L’application mobile Lucca notes de frais
Disponible sur iOS (Apple Store) et Android (Google Play), l’application mobile Lucca notes de frais permet à chaque collaborateur de gérer ses dépenses en temps réel, depuis n’importe quel appareil :
– Photographiez un justificatif : la reconnaissance intelligente crée automatiquement la dépense et l’archive
– Saisissez vos frais kilométriques directement depuis votre smartphone
– Suivez le statut de vos remboursements en temps réel
– Accédez à votre historique de dépenses et à vos tableaux de bord
La connexion est sécurisée via SSO (Single Sign-On), compatible avec les principaux annuaires d’entreprise.
Intégrations et compatibilité
Lucca notes de frais s’intègre nativement avec votre écosystème existant :
– Comptabilité : Sage, EBP — synchronisation automatique des écritures comptables générales et analytiques
– Paie : export des remboursements vers votre logiciel de paie, prise en compte dans la DSN
– ERP et SIRH : connexion avec votre système d’information RH pour une gestion unifiée des collaborateurs
– SSO : authentification unique compatible avec les principaux annuaires (Active Directory, Google Workspace…)
Comment fonctionne Dépenses professionnelles ?
Côté utilisateur : L’application
Côté comptabilité : Le logiciel
Avantages pour les entreprises et les gestionnaires
– Réduction du temps de traitement des notes de frais : de plusieurs jours à quelques heures
– Zéro justificatif papier perdu : archivage probant légalement conforme
– Maîtrise des coûts : tableaux de bord en temps réel, vision consolidée des dépenses par collaborateur, équipe ou projet
– Remboursements plus rapides : les collaborateurs sont remboursés sans attendre la clôture mensuelle
– Conformité TVA : identification et ventilation automatique de la TVA récupérable
– Moins d’erreurs : contrôles automatiques et alertes sur les dépenses anormales ou hors politique
Tout savoir sur Dépenses professionnelles
Fonctionnalités
Avec Dépenses professionnelles, la gestion des frais devient un jeu d’enfant grâce à ses fonctionnalités analyse automatique des justificatifs et détection d’anomalies, qui simplifient la vérification des dépenses. De plus, le suivi des frais kilométriques permet une gestion précise des déplacements professionnels. La dématérialisation à valeur probante assure une conservation sécurisée des documents, tandis que la collecte des factures en ligne facilite la gestion documentaire. Les avances sur frais permettent d’anticiper les dépenses, tandis que la politique de frais garantit le respect des règles internes de l’entreprise. Avec la délégation et gestion des droits, chaque collaborateur dispose des autorisations appropriées, et le circuit d’approbation assure un contrôle efficace des dépenses. Enfin, le suivi des Titres Restaurant simplifie la gestion des avantages salariaux.
Avantages
Saisie automatique des dépenses
Maîtrise de la politique de frais et contrôles de marges
Intégration bancaire
Intégration disponible avec votre ERP
Pourquoi choisir Dépenses professionnelles ?
Choisir Dépenses professionnellesc’est…
Simplifier la gestion des notes de frais de votre entreprise grâce à une interface conviviale et intuitive.
Automatiser les processus de saisie, de vérification et d’approbation des notes de frais, pour gagner du temps et réduire les erreurs.
Suivre en temps réel l’état des notes de frais, depuis leur saisie jusqu’à leur remboursement, pour une visibilité complète sur les dépenses.
Pouvoir l’intégrer facilement avec votre logiciel de comptabilité et de paie (Sage, EBP, Cegid, Silae…) pour une synchronisation optimale sans ressaisie !
Optimiser le processus de gestion des notes de frais de votre entreprise, en offrant des fonctionnalités avancées pour une gestion efficace et transparente des dépenses.
La possibilité de joindre le support client Grafe dédié à assistance technique des solutions Lucca.
FAQ
Grafe répond aux questions les plus fréquentes sur Lucca Notes de frais.
Qu’est-ce que Lucca Notes de frais et à qui s’adresse-t-il ?
Lucca Notes de frais (anciennement Cleemy) est un logiciel SaaS de gestion des notes de frais développé par l’éditeur Lucca. Il s’adresse aux entreprises de toute taille souhaitant automatiser la saisie, la validation et le remboursement des dépenses professionnelles de leurs collaborateurs.
La solution couvre l’intégralité du cycle de la dépense : capture du justificatif sur mobile, validation par le manager, export comptable et remboursement — sans papier ni tableur. Elle s’intègre nativement avec les principaux logiciels de comptabilité et de paie du marché, dont Sage et EBP.
Comment fonctionne la reconnaissance automatique des justificatifs ?
L’application mobile capture une photo du justificatif. La reconnaissance intelligente lit les données (montant, date, TVA, fournisseur), crée automatiquement la dépense et archive le document de manière probante — sans ressaisie manuelle.
L’archivage probant est un point clé : les justificatifs numérisés via Lucca ont valeur légale et permettent de se passer du document papier original, sous réserve du respect du cahier des charges de la DGFiP. Plus besoin de conserver les tickets dans une enveloppe en fin de mois.
Lucca Notes de frais gère-t-il les frais kilométriques ?
Oui. Les frais kilométriques sont calculés automatiquement selon le barème fiscal en vigueur. Le collaborateur indique son trajet depuis l’application et la note est générée instantanément.
Le barème est mis à jour par Lucca à chaque évolution publiée par l’administration. Le collaborateur n’a pas à connaître les taux : il saisit son trajet, la puissance de son véhicule et le calcul est effectué automatiquement, avec le bon coefficient selon la distance annuelle parcourue.
Est-il possible de connecter Lucca Notes de frais à ma comptabilité Sage ou EBP ?
Oui. Lucca Notes de frais s’intègre nativement avec Sage et EBP. Les écritures comptables générales et analytiques sont générées automatiquement, sans ressaisie. La solution dialogue également avec votre logiciel de paie et prend en compte la DSN.
Cette intégration élimine la double saisie entre le module notes de frais et la comptabilité : les refacturations clients, les imputations analytiques par projet ou chantier et le traitement de la TVA récupérable sont gérés directement dans le flux. Grafe accompagne le paramétrage de ces connecteurs selon votre configuration exacte.
L’application Lucca Notes de frais est-elle disponible sur smartphone ?
Oui. L’application est disponible sur iOS (App Store) et Android (Google Play). Elle permet de saisir des dépenses, photographier des justificatifs, calculer des frais kilométriques et suivre ses remboursements en temps réel depuis n’importe quel appareil.
C’est un argument décisif pour les collaborateurs en déplacement fréquent : la note de frais est créée dans les secondes qui suivent la dépense, le justificatif est capturé immédiatement et le manager reçoit la demande de validation sans attendre la fin du mois.
Qu’est-ce que le SSO et est-il supporté par Lucca ?
Le SSO (Single Sign-On) permet à vos collaborateurs de se connecter à Lucca Notes de frais avec leurs identifiants d’entreprise (Active Directory, Google Workspace…), sans créer de compte supplémentaire. Lucca supporte les principaux protocoles SSO.
Pour le service informatique, l’intérêt est double : moins de comptes à gérer, et une désactivation immédiate des accès lors d’un départ sans intervention manuelle sur Lucca. Pour les collaborateurs, c’est une connexion transparente depuis leur poste ou leur mobile, sans mot de passe supplémentaire à mémoriser.
Comment Grafe accompagne-t-il la mise en place de Lucca Notes de frais ?
En tant qu’intégrateur partenaire Lucca, Grafe prend en charge toutes les étapes du projet : analyse des processus existants, paramétrage de la solution, connexion avec votre comptabilité (Sage ou EBP), formation des équipes et support technique après déploiement.
Un déploiement bien paramétré dès le départ évite les reprises coûteuses : catégories de dépenses, plafonds par type de frais, règles de validation par niveau hiérarchique et plan comptable analytique sont configurés en amont avec vos équipes RH, finance et informatique. Grafe assure également la formation des utilisateurs finaux pour maximiser l’adoption.
