Logiciel de Gestion à l’affaire

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Logiciel de Gestion à l’affaire : Pour une vision à 360° de vos projets

On retrouve ce genre de logiciel dans tous les secteurs qui proposent des produits ou des prestations sur-mesure, typiquement : le négoce ou la production de machines ou d’installations sur-mesure / spéciales, les cabinets de conseil, les sociétés de services, les ESN, etc.

Les grandes étapes de la gestion à l’affaire, que devra gérer un logiciel adapté, sont les suivantes : le devis (ou chiffrage), la facturation, les achats, les heures, le pilotage à l’affaire, le planning. A ces modules classiques peuvent venir d’ajouter des modules fonctionnels complémentaires, pour enrichir la solution de gestion à l’affaire : il peut s’agir de gestion de la relation client (CRM), de gestion du SAV / maintenance, de gestion de la fabrication (si certains articles sont nomenclaturés et nécessitent des Ordres de Fabrication, OF), de module décisionnel, etc…

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion à l’affaire ?

Quelles sont les grandes typologies de logiciel de gestion / d’ERP ?

Il existe de nombreux types d’ERP ou de logiciels, correspondant aux grands secteurs d’activité économique : les deux plus fréquents sont le négoce et l’industrie. Dans le secteur du négoce, les flux classiques sont ceux des ventes, des achats et de la gestion des stocks. Pour faire simple, les produits ou articles sont achetés à des fournisseurs, pour être vendus à des clients. Entre temps, ils peuvent être stockés dans un entrepôt. A noter que dans ce process, il n’y a pas de transformation du produit initial. Le pilotage d’une entreprise de négoce se résume donc souvent à calculer des marges résultant des ventes et des achats de chacun des articles.

Dans le secteur industriel, une étape supplémentaire est nécessaire : la transformation du produit. Le prix d’achat n’est plus issu d’un simple process fournisseur mais issu de différentes opérations dans les ateliers. Le pilotage d’une entreprise industrielle a donc notamment pour objectif le calcul du prix de revient issu de ces différentes opérations en atelier.

Ces deux grands secteurs se basent néanmoins sur un principe fondamental important : les articles ne varient pas suivant les clients, ils sont plus ou moins les mêmes quelques soient leur destination finale. Mais que se passe-t-il quand les articles/produit varient en fonction des attentes du client final ? Chaque commande ou dossier devient alors spécifique et nécessite des process différents : on parle alors de gestion à l’affaire et de logiciel de gestion à l’affaire (ou ERP affaire) pour gérer cette typologie de process.

Quelles sont les caractéristiques d’un logiciel à l’affaire ?

Les grandes étapes de la gestion à l’affaire, que devra gérer un logiciel adapté, sont les suivantes :

Le devis (ou chiffrage) : il est réalisé souvent sur mesure puisque l’article ou la prestation vendue est adapté au client. Ce devis peut être réalisé à l’aide d’un fichier article ou d’une bibliothèque, qui permettra de disposer de sous-ensemble type.
La facturation : elle peut être réalisée suivant l’avancement du projet (on parle de facturation à l’avancement) ou bien à des étapes clés du projet (ex : acompte initial, livraison, mise en route). La facturation est réalisée suivant le devis initial signé par le client. Toutefois des avenants peuvent être présentés au client si ces besoins évoluent au fil de la réalisation du chantier.
Les achats : ils sont réalisés en fonction des besoins du client ; il peut s’agir d’articles, de prestations ou même de sous-traitance. On peut également imaginer que certains articles soient fabriqués et engendre un process de fabrication, et de gestion de nomenclatures.
Les heures : si la gestion à l’affaire concerne des prestations, elles ont été chiffrées dans le devis initial (en tant que main-d’œuvre, de différentes natures). Ces heures doivent être saisies de façon régulière (hebdomadaire typiquement) pour pouvoir impacter le coût de chaque affaire.
Le pilotage à l’affaire : afin de pouvoir dégager une marge à l’affaire, les différents flux (achats, ventes, heures, etc…) sont généralement rattachés à une affaire, projet ou dossier. Ce pilotage pourra être traité côté gestion commerciale, afin de disposer d’un pilotage plus précis, ou bien en comptabilité, ce qui donne souvent lieu à un transfert via une gestion analytique (une affaire = une section analytique). A noter que le seul pilotage comptable est généralement moins précis, puisqu’il ne trace les flux qu’à partir de la facturation (clients ou fournisseurs).
Le planning : de deux natures, prévisionnel et réalisé, il permet de piloter les affaires dans le temps et de maîtriser la charge, notamment de prestations que peut gérer une entreprise. Il peut être intégré dans le logiciel de gestion à l’affaire ou externalisé, voir même traité manuellement dans certains cas.

A ces modules classiques peuvent venir d’ajouter des modules fonctionnels complémentaires, pour enrichir la solution de gestion à l’affaire : il peut s’agir de gestion de la relation client (CRM), de gestion du SAV / maintenance, de gestion de la fabrication (si certains articles sont nomenclaturés et nécessitent des Ordres de Fabrication, OF), de module décisionnel, etc…

Enfin, une gestion documentaire ou GED, peut permettre de disposer d’une gestion à l’affaire encore plus complète : en effet, non seulement les documents issus de l’ERP pourront être classés automatiquement dans la GED mais également tous types de documents que la GED saura traiter (mail, plans, Word, Excel, etc…), pourront être classés par affaire.

FAQ Logiciel de Gestion à l'affaire

Avantages

Le principal avantage d’un logiciel de gestion à l’affaire ou ERP à l’affaire est le pilotage de la rentabilité par affaire : en effet, puisque cette rentabilité peut varier en fonction des produits / prestations client réalisés, il est important de savoir précisément quelles affaires sont rentables et lesquelles ne le sont pas; plus intéressant encore, si une affaire n’est pas rentable, c’est de savoir ce qui a mis un projet « dans le rouge » : les achats sont-ils en cause ou bien s’agit-il de la main-d’œuvre ?

Afin de calculer cette rentabilité, des états de reporting « prévu / réalisé », en temps réel, sont nécessaires pour disposer d’un bon pilotage.

Pour qui ?

Il est également possible d’utiliser des fonctionnalités de gestion à l’affaire pour toute entreprise qui souhaite regrouper des process d’achats et/ou de vente dans un « chapeau » commun afin de dégager une vision et une rentabilité suivant un axe particulier.

Quelles différences avec un logiciel Bâtiment ?

Les logiciels Bâtiment peuvent être considérés comme des cousins des logiciels de gestion à l’affaire : on retrouve de nombreux process en commun, mais avec deux différences nettes :

Le vocable n’est pas le même (affaire/chantier, prix de revient/déboursé, fichier articles/bibliothèque, suivi de projet/suivi de chantier, articles nomenclaturés/ouvrages, etc.

Les fonctionnalités métier dans le Bâtiment sont encore plus présentes : on retrouve des notions de situation de travaux, d’actualisation / révision, de gestion des métrés, de cadences, etc. que l’on ne retrouve pas nécessairement dans la gestion à l’affaire.

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