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Dématérialisation des bulletins de paie : ce qui change au 01.01.17

A compter du 1er janvier 2017, en application de la loi El Khomri, de nouvelles règles concernant la dématérialisation des bulletins de paie seront applicables. L’exécutif espère ainsi faciliter la vie des salariés et faire réaliser des économies aux entreprises.

Apparu dans le droit français en 2009, le bulletin de paie électronique était soumis jusque-là à l’accord préalable du salarié. Désormais, les employeurs qui le souhaitent pourront l’adresser à l’ensemble de leurs salariés. Seule une opposition formelle du collaborateur lui permettra de rester sur la version papier.

La démarche de dématérialisation doit suivre les étapes suivantes :

Première étape : l’information du salarié. « Un mois avant la mise en place de la dématérialisation ou au moment de l’embauche », l’employeur devra expliquer à son salarié qu’il peut continuer à recevoir son bulletin de paie au format papier. Même si l’intéressé ne manifeste aucune opposition au départ, rien ne l’empêchera par la suite de changer d’avis. Sa demande pourra simplement prendre trois mois avant de produire ses effets.

Deuxième étape : la mise en ligne de bulletins de paie. Pour les salariés concernés, l’employeur devra garantir la disponibilité des documents dématérialisés pendant une durée de 50 ans (ou jusqu’aux 70 ans du travailleur).

En cas de fermeture de l’entreprise ou du service de stockage de ces fichiers, les personnes concernées devront être informées « au moins trois mois avant la date de fermeture du service pour leur permettre de récupérer les bulletins de paie stockés », prévoit le projet de décret.

Les salariés pourront en effet « récupérer à tout moment l’intégralité de leurs bulletins de paie émis sous forme électronique, sans manipulation complexe ou répétitive, et dans un format électronique structuré et couramment utilisé »

Troisième étape : appariement avec le compte personnel d’activité (CPA). Afin de faciliter la consultation (et non le téléchargement) des bulletins de paie dématérialisés, notamment en cas de changement d’entreprise, « le prestataire assurant la conservation des bulletins de paie émis sous forme électronique pour le compte de l’employeur, ou l’employeur lorsque celui-ci assure lui-même cette conservation », sera tenu de « garantir leur accessibilité » via le compte personnel d’activité.

Gain de coût et valorisation de l’employeur

En plus de la suppression des coûts d’archivage et de distribution des bulletins de salaire, la dématérialisation modernise le service rendu aux collaborateurs. Cela valorise l’image de l’entreprise, tout en simplifiant et sécurisant les procédures.

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