La réforme de la facturation électronique bouleverse les pratiques comptables et financières de toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA. Face à cette transformation réglementaire majeure, Zeendoc s’impose comme une solution de gestion électronique de documents (GED) adaptée aux enjeux de la dématérialisation des factures. Cet article vous explique concrètement comment Zeendoc répond aux exigences de la réforme 2026, quels formats sont pris en charge, et comment Grafe, intégrateur certifié Zeendoc, vous accompagne dans ce projet.
Qu’est-ce que la facturation électronique avec Zeendoc ?
La facturation électronique, dans le cadre réglementaire français, ne se limite pas à envoyer un PDF par e-mail. Depuis l’ordonnance n°2021-1190 et les précisions apportées par la DGFiP, une facture électronique conforme doit être émise, transmise et reçue dans un format structuré ou hybride, via une plateforme agréée par l’administration fiscale.
Zeendoc est une solution de GED développée par Sages Informatique, éditeur français. Positionnée sur le marché des PME et ETI, la plateforme couvre l’ensemble du cycle de vie documentaire : capture, classement, validation, archivage à valeur probante. Sur le volet facturation électronique, Zeendoc intervient en tant qu’Opérateur de Dématérialisation (OD), c’est-à-dire qu’il gère les processus métier automatisation, validation des factures, archivage légal tout en garantissant l’intégrité et la lisibilité des documents dans le temps.
Il est fondamental de distinguer la simple dématérialisation (scanner un document papier ou envoyer un PDF non structuré) de la facturation électronique conforme : cette dernière implique un format de données exploitable, une transmission via une plateforme agréée, et le respect des statuts du cycle de vie de la facture.
Pourquoi passer à Zeendoc pour la facturation électronique ?
Adopter Zeendoc pour gérer vos factures électroniques présente des avantages métier concrets, au-delà de la simple mise en conformité.
- Réduction des coûts de traitement : l’automatisation de la saisie, du rapprochement et du classement des factures fournisseurs réduit significativement le temps passé par vos équipes comptables sur des tâches à faible valeur ajoutée.
- Conformité garantie avec la réforme française : Zeendoc prend en charge les formats du socle commun (Factur-X, UBL, CII) et s’intègre aux Plateformes Agréées (PA), assurant la transmission légale des données vers l’administration.
- Automatisation via IA : depuis janvier 2024, Zeendoc embarque une intelligence artificielle développée en interne et hébergée en France, atteignant un taux de reconnaissance de 90 % dès le premier passage pour les factures fournisseurs, clients et notes de frais.
- Centralisation documentaire : toutes vos factures, qu’elles arrivent par voie électronique ou papier numérisé, sont centralisées dans un espace unique, accessible et sécurisé.
- Traçabilité et piste d’audit fiable : Zeendoc conserve l’historique complet des actions, modifications et validations sur chaque document, répondant ainsi aux exigences de piste d’audit imposées par la DGFiP.
- Intégration avec vos outils existants : la solution se connecte aux principaux ERP et logiciels comptables du marché, limitant les ruptures dans vos processus actuels.
Calendrier de la réforme : pourquoi agir maintenant
La réforme de la facturation électronique s’applique de manière progressive selon la taille des entreprises. Voici le calendrier officiel tel que défini par la DGFiP :
| Profil d’entreprise | Obligation de réception | Obligation d’émission |
| Grandes entreprises | 1er septembre 2026 | 1er septembre 2026 |
| ETI (Entreprises de Taille Intermédiaire) | 1er septembre 2026 | 1er septembre 2026 |
| PME et TPE | 1er septembre 2026 | 1er septembre 2027 |
À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront être en capacité de recevoir des factures électroniques conformes. Les grandes entreprises et les ETI devront également émettre dès cette date. Les PME et TPE disposeront d’une année supplémentaire pour l’émission, jusqu’en septembre 2027.
Le non-respect de ces échéances expose les entreprises à des risques de rejet de factures, de litiges avec leurs partenaires commerciaux et potentiellement à des pénalités fiscales. Anticiper ce déploiement permet de tester les flux, de former les équipes et d’éviter les rushes de dernière minute souvent sources d’erreurs.
Les formats de facture acceptés par Zeendoc
La réforme impose trois formats du socle commun, et Zeendoc est en mesure de les gérer tous. Voici un comparatif pour comprendre les différences :
| Format | Description | Lisibilité humaine | Automatisation | Cas d’usage recommandé |
| Factur-X | Format hybride : PDF lisible + données XML structurées intégrées | Excellente (PDF) | Très bonne | PME souhaitant un format lisible et traitable automatiquement |
| XML UBL | Format purement structuré, standard européen | Aucune (machine uniquement) | Excellente | Grandes entreprises, échanges transfrontaliers |
| XML CII | Format purement structuré, norme UN/CEFACT | Aucune (machine uniquement) | Excellente | ETI et grandes entreprises, échanges B2B complexes |
Zeendoc privilégie le format Factur-X, qui combine un PDF lisible par l’humain et un fichier de données structurées exploitable par les systèmes informatiques. C’est le format le plus adapté aux PME et ETI qui souhaitent conserver une lisibilité documentaire tout en répondant aux exigences d’automatisation de la réforme. Les formats XML UBL et CII sont également pris en charge pour les entreprises dont les partenaires commerciaux ou les ERP l’exigent. Tous ces formats sont compatibles avec les exigences du Portail Public de Facturation (PPF) et des Plateformes Agréées (PA).
E-invoicing et e-reporting : ce que Zeendoc prend en charge
La réforme introduit deux obligations distinctes qu’il convient de ne pas confondre :
L’e-invoicing désigne la transmission dématérialisée des factures entre entreprises (B2B) via une plateforme agréée. Chaque facture émise par une entreprise doit transiter par une PA avant d’être reçue par l’acheteur.
L’e-reporting concerne la transmission à l’administration fiscale de données sur les transactions non couvertes par l’e-invoicing : ventes B2C, transactions avec des opérateurs étrangers, et données de paiement pour la TVA sur encaissements.
Zeendoc prend en charge ces deux flux. La plateforme gère la réception, le traitement et l’émission des factures dans le cadre de l’e-invoicing, ainsi que la remontée des données nécessaires au e-reporting via les Plateformes Agréées partenaires. L’ensemble des 37 cas d’usage identifiés par la DGFiP est couvert, y compris les spécificités comme les notes de frais ou les situations propres aux maîtres d’oeuvre.
Zeendoc et les Plateformes Agréées : Doxallia et Ezalink
En tant qu’Opérateur de Dématérialisation, Zeendoc ne se substitue pas à une Plateforme Agréée : il s’y connecte. Pour assurer la conformité légale des échanges, Zeendoc a établi des partenariats avec deux PA françaises :
- Doxallia : filiale du Crédit Agricole, cette plateforme bénéficie de la solidité d’un grand groupe bancaire avec un hébergement des données en France.
- Ezalink : éditeur français spécialisé dans les gros volumes et la maîtrise technique des formats de factures structurés.
La Plateforme Agréée effectue des contrôles fonctionnels stricts avant toute transmission : vérification du format, présence des mentions obligatoires (numéro SIREN notamment), attribution du statut « déposé ». Ces contrôles sont distincts du travail de l’OD (Zeendoc) qui, lui, gère les processus métier.
L’intégration est conçue pour être totalement transparente pour l’utilisateur : les factures collectées par la PA arrivent automatiquement dans l’espace « Documents à classer » de Zeendoc. Lorsqu’un utilisateur refuse une facture dans Zeendoc (pour erreur de calcul ou de quantité), l’information remonte automatiquement à la PA concernée. La PA assure également la transmission des données de paiement pour le e-reporting TVA sur encaissements.
Zeendoc reste compatible avec toutes les Plateformes Agréées du marché — y compris celles des banques ou des cabinets comptables — ce qui offre une flexibilité appréciable selon l’écosystème de chaque entreprise.
Comment mettre en place Zeendoc pour la facturation électronique
Étapes clés du déploiement Zeendoc
- Audit de l’existant : analyse des processus actuels, volumes de factures, outils en place (ERP, logiciel comptable)
- Paramétrage de Zeendoc : configuration selon les besoins métier, les flux entrants (factures fournisseurs) et sortants (factures clients)
- Choix et connexion à la Plateforme Agréée (Doxallia, Ezalink ou autre)
- Intégration avec le système comptable ou ERP existant
- Formation des utilisateurs : prise en main de l’interface, gestion des statuts de facturation
- Phase de test : validation des flux sur un périmètre restreint avant bascule définitive
- Accompagnement post-déploiement par l’intégrateur certifié
Chaque déploiement est unique. Les délais varient selon la complexité de l’environnement informatique existant, le volume de factures à traiter et les intégrations nécessaires avec d’autres logiciels. À titre indicatif, un déploiement standard peut s’étendre de quelques semaines à quelques mois pour une configuration avancée avec intégration ERP.
Zeendoc vs autres solutions de facturation électronique
Plusieurs types de solutions coexistent sur le marché. Voici comment Zeendoc se positionne :
Face aux solutions tout-en-un comme Pennylane ou Sellsy, Zeendoc se distingue par une approche documentaire plus complète : là où ces outils se concentrent sur la comptabilité ou la gestion commerciale, Zeendoc couvre l’ensemble du cycle de vie documentaire de l’entreprise, au-delà des seules factures.
Comparé à des ERP intégrés, Zeendoc offre une flexibilité plus grande et une tarification plus accessible pour les PME et ETI. Il peut venir en complément d’un ERP existant plutôt qu’en remplacement.
Face aux autres GED du marché (DocuWare, M-Files), Zeendoc se positionne sur un segment PME/ETI avec une simplicité de prise en main et un accompagnement via un réseau d’intégrateurs certifiés.
Un point à connaître : le paramétrage avancé de Zeendoc (intégrations, workflows spécifiques) nécessite l’intervention d’un intégrateur certifié. Ce n’est pas une solution que l’on déploie seul en quelques clics. C’est aussi ce qui garantit un déploiement adapté à votre contexte, et non une configuration générique.
Zeendoc est particulièrement adapté aux PME et ETI françaises de 20 à 500 collaborateurs, dans des secteurs variés (industrie, négoce, services, BTP), qui souhaitent une solution documentaire globale intégrant la conformité 2026.
Grafe, intégrateur certifié Zeendoc
Grafe est intégrateur certifié Zeendoc, ce qui signifie que notre équipe a été formée et validée par Sages Informatique sur l’ensemble des fonctionnalités de la solution, y compris les aspects liés à la facturation électronique et à la conformité réglementaire.
Pourquoi passer par un intégrateur certifié Zeendoc ?
- Expertise technique validée : configuration des flux, intégration ERP, paramétrage des workflows de validation
- Connaissance réglementaire : maîtrise des exigences DGFiP, des formats acceptés et du fonctionnement des Plateformes Agréées
- Accompagnement personnalisé : audit de vos processus actuels, recommandations adaptées à votre secteur
- Formation des utilisateurs : montée en compétence de vos équipes pour une adoption rapide
- Support continu : interlocuteur unique pour vos questions techniques et réglementaires après déploiement
- Gain de temps : déploiement structuré qui évite les erreurs coûteuses et les blocages de flux en production
Déployer Zeendoc en autonomie sans accompagnement est techniquement possible pour les cas simples, mais peut rapidement atteindre ses limites dès que des intégrations ou des workflows spécifiques sont nécessaires. Un intégrateur certifié garantit un paramétrage aligné sur vos processus réels et anticipé par rapport aux évolutions réglementaires.
Questions fréquentes sur Zeendoc et la facturation électronique
Zeendoc est-il conforme à la réforme de la facturation électronique 2026 ?
Oui. Zeendoc prend en charge les trois formats du socle commun (Factur-X, UBL, CII), la gestion des statuts e-invoicing et e-reporting, et l’intégration avec les Plateformes Agréées. La solution couvre les 37 cas d’usage identifiés par la DGFiP.
Zeendoc gère-t-il l’archivage à valeur probante ?
Oui. L’archivage à valeur probante est une composante centrale de Zeendoc. La solution garantit l’intégrité, la lisibilité et l’authenticité des documents archivés, conformément aux exigences légales françaises.
Comment Zeendoc extrait-il les données des factures ?
Zeendoc intègre depuis janvier 2024 une IA développée en interne et hébergée en France. Cette IA permet d’atteindre un taux de reconnaissance de 90 % dès le premier passage pour les factures fournisseurs, clients et notes de frais. Elle est complétée par des capacités OCR pour le traitement des documents papier numérisés.
Puis-je utiliser Zeendoc uniquement pour les factures fournisseurs ?
Oui. Zeendoc peut être déployé sur le seul périmètre des factures fournisseurs si c’est votre besoin prioritaire. Il est également possible d’étendre progressivement l’usage à d’autres flux documentaires.
Quelle piste d’audit Zeendoc conserve-t-il ?
Zeendoc enregistre l’historique complet de chaque document : qui l’a créé, modifié, validé, à quelle date et depuis quel poste. Cette traçabilité répond aux exigences de piste d’audit fiable (PAF) imposées par la DGFiP dans le cadre de la facturation électronique.
