La réforme de la facturation électronique impose progressivement à toutes les entreprises assujetties à la TVA d’adopter une plateforme agréée pour émettre, recevoir et traiter leurs factures. Le Groupe Grafe et Pennylane, ont fait le point sur les enjeux de la réforme et présenté l’offre de conformité du groupe. Voici l’essentiel à retenir.
Une réforme qui questionne, mais qui ne doit pas être subie
La facturation électronique est aujourd’hui un sujet qui revient sur toutes les lèvres : à la radio, à la télévision, dans la presse spécialisée. Et pour cause, sur les 8 à 10 millions d’entreprises immatriculées en France, seules 1,3 million sont à ce jour inscrites sur l’annuaire des plateformes agréées, à quelques mois seulement de la première échéance.
L’objectif de cet article est simple : remettre en perspective les grands principes de la réforme, puis montrer concrètement comment la solution Pennylane, intégrée et accompagnée par les équipes du Groupe Grafe, permet de s’y conformer sans complexité inutile.
Les trois piliers de la réforme
La réforme repose sur trois obligations distinctes, qui entrent en vigueur selon un calendrier précis.
- La facturation électronique (e-invoicing) : toute entreprise doit choisir une plateforme agréée pour recevoir ses factures, et ne pourra plus se contenter d’émettre un simple PDF. Chaque facture émise doit être transmise via une plateforme agréée, qui interroge un annuaire national pour identifier la plateforme de réception choisie par le destinataire.
- Le statut de paiement et la TVA sur encaissement : pour les prestations de services, l’entreprise doit également indiquer à quel moment la facture a été encaissée, afin que l’administration fiscale sache à quel moment la TVA devient exigible.
- L’e-reporting : les transactions B2C (ventes aux particuliers) et les opérations internationales (achats et ventes, UE et hors UE) doivent être transmises à l’administration fiscale, en complément de la déclaration de TVA classique.
Ces trois obligations concernent toutes les entreprises établies en France et assujetties à la TVA, qu’elles soient ou non redevables de cette taxe.
Un calendrier en deux temps
- 1er septembre 2026 : toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, doivent être en capacité de recevoir des factures électroniques via une plateforme agréée. À cette même date, les grandes entreprises et les ETI ont l’obligation d’émettre leurs factures électroniquement et de réaliser l’e-reporting sur les opérations B2C et internationales.
- 1er septembre 2027 : l’obligation d’émission de factures électroniques et d’e-reporting s’étend aux PME et TPE.
Pour les entreprises soumises au régime réel normal de TVA, l’e-reporting devra être réalisé tous les 10 jours : une fréquence qui impose une automatisation poussée pour ne pas devenir une charge de travail supplémentaire.
Pennylane : une plateforme agréée intégrée à la gestion comptable
Pennylane est un logiciel SaaS qui réunit, au sein d’une même plateforme, la gestion financière (factures, trésorerie, relances), la production comptable (saisie, révision, déclarations fiscales) et désormais une plateforme agréée intégrée nativement. Concrètement, cela signifie qu’il ne s’agit pas d’un outil supplémentaire à connecter, mais d’un module qui s’appuie directement sur les données comptables et bancaires déjà présentes dans l’outil.
Quelques repères sur l’éditeur : six ans d’existence, plus de 7 000 cabinets d’expertise comptable accompagnés, plus d’un million d’entreprises clientes dont 15 000 PME et ETI, plus de 1 000 collaborateurs dont la moitié dédiée au produit et à la technologie. Une feuille de route produit particulièrement active, comme en témoigne le Groupe Grafe qui accompagne les clients Pennylane depuis 1 an et demi avec une équipe dédiée d’une dizaine de personnes.
La réception des factures : un parcours automatisé et tracé
Lorsqu’une facture électronique arrive sur la plateforme agréée intégrée à Pennylane, plusieurs cas de figure sont possibles : la valider et la payer en quelques clics (via le compte professionnel intégré ou un fichier XML), la contester si l’entreprise n’est pas le bon destinataire, ou encore la placer en litige en cas d’erreur sur le montant ou le taux de TVA. Ce statut de litige est transmis automatiquement à la plateforme agréée émettrice, ce qui permet d’échanger avec le fournisseur et d’obtenir, si besoin, une facture corrective.
Dès qu’un paiement est initié depuis Pennylane, le statut de la facture est mis à jour automatiquement, et l’écriture comptable correspondante est déjà lettrée. L’entreprise dispose ainsi d’une information cohérente entre son statut de paiement réel et son lettrage comptable, sans double saisie.
Une TVA automatisée, y compris sur encaissement
Chaque taux de TVA est rattaché à un compte comptable spécifique qui alimente automatiquement le formulaire de déclaration. Pour les opérations soumises à la TVA sur encaissement (cas fréquent des prestations de services), le montant de TVA est d’abord placé dans un compte d’attente, puis basculé vers le compte de TVA définitif au moment du rapprochement bancaire ou du lettrage. Résultat : la déclaration de TVA, pré-remplie automatiquement à partir de la comptabilité, reste traçable jusqu’à chaque facture d’origine, avec des alertes en cas d’incohérence.
L’émission des factures : plusieurs scénarios selon votre organisation
Toutes les entreprises ne partent pas du même point, et Pennylane propose plusieurs scénarios d’intégration selon la maturité de chacune :
- Facturation directement dans Pennylane, via son éditeur de facturation intégré (adapté notamment aux flux de facturation interco).
- Connexion API entre un logiciel métier ou un ERP et Pennylane, pour automatiser entièrement le flux : la facture finalisée dans l’outil métier remonte automatiquement dans Pennylane, est transmise via la plateforme agréée, puis comptabilisée et rapprochée des encaissements bancaires sans aucune action manuelle.
- Import d’une facture au format Factur-X générée par un ERP qui ne dispose pas d’API, en la déposant directement dans Pennylane.
- Import d’un fichier Excel/CSV avec les mentions obligatoires, à partir duquel Pennylane recrée une facture conforme.
- Import d’un PDF, converti par OCR en facture électronique (cette option nécessite une vérification, la conversion OCR n’étant pas une source garantie à 100 %).
Dans le scénario le plus intégré (connexion API), le bénéfice est démontré de bout en bout : une facture émise depuis le logiciel métier est automatiquement comptabilisée selon les règles de paramétrage définies, rapprochée du flux bancaire collecté automatiquement (DSP2), puis lettrée. Le statut d’encaissement, une fois lettré, redescend également dans l’outil métier : l’information n’est saisie qu’une seule fois et reste cohérente entre la plateforme agréée, la comptabilité et l’outil métier.
L’e-reporting, pensé pour être automatisé
Pennylane permet de connecter de nombreuses sources de données B2C et internationales : logiciels de caisse, logiciels de paie, outils métiers. Les flux de facturation (e-reporting des transactions) et les statuts de paiement (e-reporting des encaissements) sont ainsi consolidés automatiquement, avec une nomenclature alignée sur les exigences de la réforme, pour répondre à l’obligation de transmission tous les 10 jours sans surcharge de travail pour les équipes.
L’offre de conformité Pennylane
Tous les projets ne peuvent pas, ou ne doivent pas, se traduire par un changement complet de logiciel comptable dans les délais imposés par la réforme. C’est pourquoi GRAFE propose une offre de conformité intermédiaire : connecter le logiciel métier existant à Pennylane via une API, pour bénéficier immédiatement de la plateforme agréée et de ses services associés (notes de frais, circuits de validation, récupération des transactions bancaires, archivage légal sur 10 ans, compte professionnel), tout en conservant son logiciel comptable actuel.
La comptabilité produite dans Pennylane peut alors être déversée dans le logiciel comptable existant via un lien Pays. Cette approche permet d’être en conformité dès le 1er septembre 2026, d’automatiser l’e-reporting et la gestion des statuts de paiement, sans bouleverser dans l’urgence les habitudes de travail des équipes. Le projet plus structurant de migration comptable peut ensuite être envisagé à son propre rythme.
Pourquoi se faire accompagner par GRAFE
Fort de 25 ans d’expérience en intégration de solutions de gestion, Le Groupe Grafe s’appuie sur trois atouts pour accompagner ses clients dans cette réforme :
- Une équipe de consultants expérimentés, dédiée à Pennylane depuis plus d’un an, complétée si besoin par des experts externes.
- Une méthodologie projet structurée : audit et cadrage en amont, paramétrage, migration des données (FEC, PLUF), contrôle et cadrage de la TVA, formation, puis mise en production.
- Une forte culture du développement d’API et de connecteurs, acquise sur des intégrations variées (Prestashop, Magento, Sage, Zeendoc…) et directement réutilisable pour connecter vos outils métiers à Pennylane.
Le Groupe Grafe accompagne aujourd’hui des entreprises de tous secteurs sur Pennylane : audiovisuel, bâtiment, agriculture, immobilier, formation, hôtellerie, plomberie et bien d’autres, avec un point commun : la volonté de moderniser leur système d’information.
Vous voulez en savoir plus ?
La facturation électronique n’est pas qu’une contrainte réglementaire : bien préparée, elle peut devenir l’occasion d’automatiser une grande partie de votre comptabilité et de votre gestion de TVA. Que vous soyez concerné dès septembre 2026 ou que vous ayez jusqu’à septembre 2027, nos équipes sont à votre disposition pour analyser votre situation et vous proposer la solution la plus adaptée : connexion complète à Pennylane, offre de conformité intermédiaire, ou accompagnement sur votre logiciel actuel.
Pour échanger avec nos équipes sur votre projet de mise en conformité, contactez-nous : nous serons heureux d’approfondir vos besoins et de vous proposer une démonstration personnalisée.
