Le Connecteur Achat Zeendoc est une solution proposée par Grafe pour automatiser intégralement le rapprochement à la ligne de vos documents d’achats : commandes fournisseurs, bons de livraison et factures. Compatible avec Sage 100 et EBP, il assure la liaison directe entre votre gestion commerciale et Zeendoc, extrait les données ligne par ligne grâce à l’OCR, puis valide ou oriente chaque document selon sa conformité. Résultat : vos équipes ADV cessent de passer leur temps sur des tâches de contrôle répétitives, votre cycle achat vers la comptabilité s’accélère sensiblement, et vos risques d’erreurs de rapprochement sont réduits à leur strict minimum.
Pourquoi automatiser le rapprochement de vos documents d’achats ?
Dans la majorité des PME et ETI, le traitement des documents d’achats reste un processus largement manuel : réception du bon de livraison fournisseur, rapprochement avec la commande dans le logiciel de gestion, saisie ou contrôle de la facture, puis transmission à la comptabilité. Ce cycle, répété pour chaque commande, mobilise des ressources importantes et génère des risques d’erreurs difficilement détectables.
L’automatisation du rapprochement commande / BL / facture transforme cette réalité. Grâce au Connecteur Achat Zeendoc, chaque document reçu du fournisseur est intégré dans Zeendoc, analysé par OCR article par article, quantité par quantité, prix par prix, puis rapproché avec les pièces correspondantes. Les documents conformes sont validés et renvoyés directement dans Sage 100 ou EBP sans aucune intervention humaine.
Seuls les écarts réels sont orientés vers un traitement manuel ciblé. Vos collaborateurs ne traitent plus que l’exception, et non la règle, avec des gains mesurables dès les premières semaines suivant le déploiement.
Comment fonctionne le Connecteur Achat Zeendoc ?
Le Connecteur Achat Zeendoc s’articule autour d’un flux entièrement automatisé entre votre gestion commerciale (Sage 100 ou EBP) et la plateforme de dématérialisation Zeendoc. Le processus couvre deux cycles enchaînés : le cycle bon de livraison d’abord, puis le cycle facture. À chaque étape, le connecteur orchestre les échanges sans mobiliser vos équipes.
Côté bons de livraison : dès qu’un BL fournisseur est reçu, il est intégré dans Zeendoc et soumis à une lecture OCR ligne par ligne. Le connecteur extrait chaque article, quantité et prix, puis opère le rapprochement automatique avec la commande fournisseur issue de votre ERP. Si tout correspond, le BL validé est renvoyé dans Sage 100 ou EBP. En cas d’écart, le BL est mis en file pour traitement manuel.
Côté factures : la même logique s’applique entre le BL validé et la facture fournisseur. Les écarts sont signalés et orientés vers un traitement manuel ciblé.
Une intégration possible avec Sage 100, EBP et Zeendoc
Le point fort du Connecteur Achat Zeendoc réside dans sa compatibilité avec Sage 100 et EBP. Contrairement à des intégrations génériques basées sur des exports de fichiers, le connecteur déployé par Grafe exploite les API natifs de ces logiciels, garantissant une synchronisation fiable, en temps réel et sans ressaisie.
Cette triple intégration : ERP, GED et OCR fait du Connecteur Achat Zeendoc une solution bout en bout, sans rupture de flux. Elle s’adresse aux entreprises qui gèrent un volume significatif de commandes fournisseurs et souhaitent automatiser leur processus de réception et de facturation.
Les erreurs à éviter dans la gestion manuelle de vos documents d’achats
La gestion manuelle des documents d’achats expose les services ADV à des erreurs récurrentes, souvent silencieuses et détectées trop tard : litiges fournisseurs, avoirs à émettre, décalages de trésorerie, clôtures comptables retardées.
Parmi les erreurs les plus fréquentes : une facture validée sans vérification du BL, une quantité livrée différente passée inaperçue, ou un prix renegocié dans l’ERP mais non vérifié sur la facture fournisseur.
Grafe vous accompagne dans votre projet Connecteur Zeendoc
Le déploiement d’un connecteur ne s’improvise pas. Il nécessite une analyse préalable de votre organisation, de vos flux documentaires et de votre paramétrage ERP. Grafe, intégrateur spécialisé en solutions de gestion, intervient sur l’ensemble de la chaîne : du diagnostic initial à la mise en production.
Chaque projet débute par un diagnostic sans engagement qui permet d’évaluer la volumétrie de documents traités, l’état du paramétrage dans Sage 100 ou EBP, les règles de rapprochement spécifiques à votre activité et les workflows Zeendoc à configurer.
FAQ
Vos questions sur le Connecteur Achat Zeendoc — réponses par Grafe, intégrateur Sage 100 et EBP.
Qu’est-ce que le Connecteur Achat Zeendoc et à quoi sert-il concrètement ?
Le Connecteur Achat Zeendoc est un module d’intégration qui automatise le rapprochement à la ligne entre les commandes fournisseurs, les bons de livraison et les factures. Il assure la liaison entre votre gestion commerciale (Sage 100 ou EBP) et la plateforme GED Zeendoc, sans intervention humaine sur les documents conformes.
Concrètement, le connecteur Zeendoc reçoit les BL et factures fournisseurs, extrait leurs données ligne par ligne via OCR, et les compare automatiquement aux commandes et bons de réception présents dans votre ERP. Les documents sans écart sont validés et renvoyés dans votre gestion commerciale. Seuls les documents présentant des différences — de quantités, de prix unitaires ou de références — sont soumis à un traitement manuel. Pour une entreprise traitant 200 à 500 lignes par mois, le gain de temps peut représenter plusieurs dizaines d’heures mensuelles au sein du service ADV.
Le connecteur est-il compatible avec Sage 100 et EBP en même temps ?
Le Connecteur Achat Zeendoc est compatible avec Sage 100 Gestion Commerciale et EBP Gestion Commerciale, mais une même instance de connecteur est paramétrée pour un seul ERP. Si votre organisation utilise les deux, deux instances distinctes peuvent être déployées.
La compatibilité Sage 100 et EBP est native : le connecteur exploite les structures de données propres à chaque logiciel pour assurer une synchronisation fiable des commandes fournisseurs, des bons de réception et des factures. Aucun export manuel ou traitement intermédiaire n’est requis. Grafe, en tant qu’intégrateur des deux solutions, garantit le bon fonctionnement du connecteur dans votre environnement spécifique, y compris si vous avez des développements spécifiques ou des paramétrage personnalisés dans votre ERP.
Que se passe-t-il en cas d’écart entre la commande fournisseur et le bon de livraison ?
En cas d’écart détecté entre la commande et le BL (différence de quantité, de prix unitaire ou de référence article), le document est automatiquement orienté vers un traitement manuel dans Zeendoc. Il n’est ni validé ni renvoyé dans l’ERP tant qu’un opérateur n’a pas statué sur l’anomalie.
Le traitement manuel des écarts est ciblé et contextualisé : dans Zeendoc, l’opérateur voit clairement les lignes en cause, les valeurs attendues et les valeurs reçues. Il peut choisir d’accepter l’écart (livraison partielle acceptée, par exemple), de le rejeter ou de déclencher une demande d’avoir. Cette gestion d’exception permet à vos équipes de se concentrer uniquement sur les vrais problèmes, sans traiter l’ensemble des documents. Les seuils de tolérance (en valeur ou en pourcentage) sont paramétrables lors du déploiement par Grafe.
Quels types de documents sont traités automatiquement par le connecteur ?
Le Connecteur Achat Zeendoc traite automatiquement trois types de documents d’achats : les commandes fournisseurs (générées dans l’ERP et transmises à Zeendoc), les bons de livraison fournisseurs (reçus et analysés par OCR) et les factures fournisseurs (reçues, analysées et rapprochées avec les BL validés).
Le périmètre des documents d’achats automatisés couvre donc l’intégralité du cycle de réception et de facturation fournisseur. Les commandes fournisseurs constituent la référence de départ : elles sont générées dans Sage 100 ou EBP et transmises à Zeendoc. Les BL et factures entrants (reçus par email, dépôt ou intégration directe) sont captés par Zeendoc, analysés par OCR ligne à ligne et soumis au rapprochement automatique. D’autres documents comme les avoirs fournisseurs peuvent également être intégrés dans le périmètre selon les besoins définis lors du diagnostic avec Grafe.
