Logiciel de dématérialisation des notes de frais
Les notes de frais sont l’ensemble des dépenses professionnelles avancées par les employés. Il peut s’agir de dépenses qui concernent des déplacements (essence, hôtels, trains, restaurant…), des achats de fournitures ou toutes autres dépenses liées à l’activité professionnelle du salarié. La note de frais doit être remontée à la comptabilité, puis être validée afin de restituer la somme due. Cette gestion peut être entièrement dématérialisée grace à des logiciels et outils dédiés.
Qu’est-ce que la dématérialisation des notes frais ? Définition
La dématérialisation des notes de frais est le processus de conversion des dépenses professionnelles, généralement enregistrées sur des reçus papier, en fichiers numériques. Cette démarche vise à simplifier et à moderniser la gestion des frais professionnels en éliminant le besoin de documents physiques. Les employés peuvent soumettre électroniquement leurs dépenses, en parallèle, l’administration (généralement la comptabilité) utilise un logiciel de dématérialisation pour stocker, traiter et vérifier ces dépenses de manière efficace, réduisant ainsi les coûts administratifs, les risques d’erreurs et le gaspillage de papier tout en améliorant la transparence et la conformité fiscale.
Pourquoi dématérialiser vos notes de frais ?
Afin d’optimiser votre processus de gestion de notes de frais, il est recommandé d’utiliser des solutions adaptées vous permettant de les dématérialiser et d’en automatiser sa gestion. Des solutions logicielles et applicatives vous permettent gérer vos notes de frais de manière efficace. Paramétrables, vous pouvez définir des règles en fonction de vos collaborateurs et définir des workflows de validation. Accédez à des rapports personnalisés et visualisez l’historique des dépenses. Enfin, certains outils vous permettent d’intégrer le montant des notes de frais de manière automatique dans vos logiciels comptables et paie.
Tout savoir sur la dématérialisation des notes de frais
Dématérialisation des notes de frais, que dit la loi ?
En France, la loi autorise la dématérialisation des notes de frais en entreprise, sous certaines conditions. La circulaire interministérielle n° DSS/SD2B/2016/339 du 8 novembre 2016 précise que les justificatifs originaux sur support papier ne sont plus obligatoires, à condition que les documents numériques soient conservés de manière sécurisée, non modifiables, et qu’ils garantissent leur intégrité et leur authenticité. Cette dématérialisation doit être réalisée conformément aux exigences légales en matière de conservation des données, notamment en respectant les délais de prescription fiscale.
Dématérialisation des Notes de Frais et l’URSSAF
Les notes de frais jouent un rôle crucial dans le cadre de la conformité légale vis-à-vis de l’URSSAF (Union de Recouvrement des Cotisations de Sécurité Sociale et d’Allocations Familiales) en France. Elles constituent un moyen essentiel de justifier les dépenses professionnelles engagées par un salarié dans le cadre de ses fonctions. Pour être acceptées par l’URSSAF, ces notes de frais doivent répondre à certaines exigences légales. Cela implique de conserver des justificatifs, tels que des factures, des reçus ou des tickets de caisse, pour chaque dépense réclamée. De plus, les frais remboursés ne doivent pas être soumis à la fiscalité, c’est-à-dire qu’ils doivent être strictement professionnels et non pas personnels. Enfin, il est essentiel de respecter les plafonds et les taux de remboursement définis par l’administration fiscale, sous peine de voir ces remboursements être considérés comme des avantages en nature et donc soumis à des cotisations sociales. En résumé, l’aspect légal des notes de frais vis-à-vis de l’URSSAF nécessite une gestion rigoureuse et transparente pour éviter tout problème de conformité et de fiscalité.
Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel de gestion des notes de frais ?
Ces fonctionnalités permettent d’automatiser et rationaliser le processus de gestion des notes de frais, ce qui réduit les erreurs, les délais et les coûts tout en améliorant la conformité et la transparence.
Un logiciel de gestion des notes de frais propose généralement les fonctionnalités suivantes :
- Soumission électronique : Les employés peuvent soumettre leurs notes de frais en ligne (via le logiciel ou l’application), en joignant les reçus et factures numérisés.
- Validation hiérarchique : donnez accès à la consultation et validation des documents à vos gestionnaires. Ainsi ils pourront examiner, approuver ou rejeter les demandes de remboursement, en suivant un processus de validation préétabli (workflow).
- Catégorisation des dépenses : Permet aux utilisateurs de classer leurs dépenses dans différentes catégories (repas, transport, hébergement, etc.) pour une gestion plus précise.
- Politiques de l’entreprise : Vérifie automatiquement que les dépenses respectent les politiques internes de l’entreprise et les réglementations fiscales en vigueur.
- Génération de rapports : générez des rapports détaillés sur les dépenses et facilitez vos analyses de coûts.
- Intégration en comptabilité : Les logiciels de dématérialisation de notes de frais offrent bien souvent la possibilité de s’interconnecter avec votre logiciel de comptabilité.
- Suivi des remboursements : Permet de suivre l’état des remboursements, garantissant une communication fluide entre l’employé et l’entreprise.
- Archivage et conformité : Stocke de manière sécurisée les données et les documents liés aux notes de frais pour respecter les exigences légales en matière de conservation.
- Mobilité : la plupart des solutions de dématérialisation sont souvent accessibles via des applications mobiles afin de faciliter la soumission des notes de frais en déplacement.
Nos logicils de dématérialisation des notes de frais
Diverses solutions de gestion existent afin de faciliter la gestion des notes de frais :
Zeendoc
Zeendoc est une solution globale de dématérialisation. Capable de gérer vos notes de frais, ce logiciel vous permet également de traiter vos factures électroniques, vos dossiers clients et fournisseurs (factures) ainsi que la dématérialisation de vos bulletins de paie.
Cleemy
Indépendant de tout éditeurs, Cleemy dispose de fonctionnalités se cantonnant uniquement à la gestion des notes de frais. Compatible avec les logiciels comptables Sage et EBP, son application ainsi que son logiciel vous permettront une automatisation parfaite de votre gestion des notes de frais. EBP Notes de frais est également un pure player, ses fonctionnalités s'arrêtent à la gestion des notes de frais mais à la différence de Cleemy il est uniquement compatible avec EBP.
Sage Espace Employés
Sage Espace est une solution de gestion des processus RH. Elle permet notamment de gérer les notes de frais mais possède bien d'autres fonctionnalités comme la gestion des congés et absences, les dossiers salariés, le suivi des objectifs et des entretiens…
