Qu’est-ce que la GED ?
La GED (Gestion Électronique de Documents) est un système informatisé qui permet de gérer, de stocker et de partager des documents numériques de manière organisée et sécurisée. Cette solution permet de remplacer les processus de gestion de documents papier traditionnels par des processus numériques, dans le but de gagner en efficacité et de réduire l’usage du papier.
Elle peut être utilisée à différents niveaux, tels que la gestion de projets, la gestion de la relation client, la gestion des ressources humaines, la gestion financière (…) mais elle est généralement déployée au cœur du système d’information (SI) afin de centraliser l’ensemble des documents d’une entreprise, tous pôles confondus.
Une fois implémentée, la GED favorise le partage des documents, le suivi de leur utilisation et modification, le respect des obligations légales en matière de conservation et plus encore.
Comment fonctionne la GED ?
Le fonctionnement d’une GED en 5 étapes
Importation des données
Dans un premier temps, les documents sont numérisés et importés dans le système de gestion de documents. Cela peut se faire par la dématérialisation d’un document ou via la numérisation ou la création d’un fichier numérique original.
Traitement
Lors de l’importation, le document sera automatiquement classé en fonction des critères paramétrés en amont. Il sera également horodaté et possédera un numéro d’identification unique. Ainsi, votre document sera directement intégré dans votre solution GED et vous retrouverez une arborescence intuitive, facilitant la recherche documentaire et améliorant votre productivité. Afin d’optimiser davantage vos workflows, il est également possible de connecter votre logiciel comptable ou commercial directement avec votre GED.
Diffusion
Les utilisateurs peuvent accéder aux documents en utilisant un navigateur web ou une application dédiée, et ils peuvent les consulter, les télécharger, les imprimer ou les partager avec d’autres utilisateurs selon les droits d’accès qui leur ont été accordés. Le système de gestion de documents permet également de suivre les modifications apportées aux documents et de conserver une trace de leur utilisation.
Gestion et traçabilité
En plus de la gestion des accès utilisateur, vous pouvez suivre en temps réel les téléchargements de vos collaborateurs, mettre en place des alertes et garder un œil sur les modifications et le partage de vos documents.
Archivage
Le système d’archivage électronique de votre GED vous permet de répondre aux obligations légales de conservation des documents (valeur probante). La GED vous offre la possibilité de gérer différents formats de documents (PDF/A,XML, EDI…)
Quelles sont les fonctionnalités d’une GED ?
La GED possède de multiples fonctionnalités :
- Numérisation et importation de documents : la GED permet de numériser et de stocker des documents papier au format numérique, ce qui permet de les partager et de les manipuler plus facilement.
- Classification et organisation de documents : la GED permet de classer et d’organiser les documents selon différents critères, tels que la date, le type de document, la personne responsable, etc.
- Le rattachement des données de votre ERP ou logiciels à votre GED : en connectant votre GED à vos solutions logicielles, le transfère de vos fichiers s’opère automatiquement
- Recherche intelligente : vous pouvez rechercher rapidement un document en utilisant différents critères de recherche ou un simple extrait du contenu
- Production collaborative des documents : les utilisateurs peuvent partager les documents mais aussi collaborer dessus en temps réel grâce à l’utilisation des commentaires. Il est même possible de les produire directement au format numérique et supprimer l’étape « papier ».
- Gestion des droits : pour optimiser votre gestion des documents, il vous est possible de gérer les accès de vos collaborateurs en fonction de leurs champs de compétence.
Quels sont les avantages d’une GED ?
Si le gain de temps est certainement son principal atout, la GED possède bien d’autres avantages.
Baisse des coûts de fonctionnement
Avec une solution GED, vous centralisez la gestion de vos documents sur des serveurs locaux ou directement dans le Cloud. Ainsi, vous économisez des coûts de stockage physique ainsi que du papier ! Encore mieux, votre solution GED peut être hébergée en mode Cloud ce qui signifie que vous n’aurez même pas à investir dans des serveurs.
Simplification des processus
Grâce à son arborescence documentaire centralisée, la GED facilite le partage et la collaboration sur les documents. Outre l’accessibilité, son interopérabilité avec d’autres logiciels et applications viennent directement fluidifier la gestion de vos documents.
Conformité
Lors du déploiement de votre GED, le système de gestion de documents peut être configuré pour respecter les obligations légales en matière de conservation de documents et pour assurer la sécurité et la confidentialité des informations qu’il contient.
Sécurisation des données
La GED permet de protéger les documents et les informations qu’ils contiennent grâce à des mesures de sécurité telles que l’authentification des utilisateurs, le chiffrement des données, l’application de la RGPD etc.
Eco responsabilité
Opter pour une GED c’est aussi faire faire un pas vers démarche responsable en diminuant drastiquement l’usage du papier. Bien que cela ne soit qu’un début, vous pouvez également trouver des alternatives à votre mode d’hébergement actuel : découvrez comment héberger vos logiciels de manière responsable
Quel logiciel de GED choisir ?
Zeendoc, la solution GED modulable
Une solution fiable, pensée pour les entreprises. Parce que toutes les entreprises sont différentes, Zeendoc vous permet de configurer une solution sur-mesure, adaptée à vos attentes fonctionnelles et techniques. Solution française accessible en ligne (mode SaaS), Zeendoc vous permet de gérer : l’archivage électronique, les bulletins de salaire dématérialisés, les dossiers client et fournisseur, les factures, les notes de frais, les exports comptables ou encore la signature électronique.
Comment mettre en place une GED ?
Tout d’abord, une mise en place réussie d’un logiciel repose sur plusieurs facteurs. L’objectif et les bénéfices visés doivent être clairement définis, il s’agit de faire le point sur ce que peut vous apporter une GED. Ensuite vient le moment de choisir un intégrateur de solution GED afin de vous accompagner dans ce projet. À partir de là, les différents prestataires possèdent tous une méthodologie projet qui leur est propre, votre choix devra, outre le prix, se référer à la solution proposée par rapport aux objectifs établis.
Si vous êtes disposé à mettre en place une solution GED, sondez des professionnels.
Expert en solutions de gestion depuis plus de 20 ans, nous accompagnons les TPE et PME dans l’optimisation de leur informatique de gestion. Logiciels, ERP et développements, nous déployons des solutions adaptées aux besoins des TPE, PME. La dématérialisation et notamment la GED, sont des outils répondants à des enjeux de digitalisation, de gestion (collaboration) et de légalité (archivage et formats).
Au fil des années nous avons testé et déployé plusieurs solutions. Aujourd’hui nous nous sommes positionnés sur Zeendoc, une GED conforme et adaptable, une solution Made in France qui ne cesse d’élargir ses possibilités.
Grafe et Zeendoc travaillent ensemble pour accompagner les entreprises dans leur projet de GED. Ce partenariat nous permet d’offrir un accompagnement sans faille à nos clients. De l’analyse de vos besoins à la formation de vos collaborateurs, retrouvez notre méthodologie projet.
