Qu’est-ce que la dématérialisation des documents ? Définition
Par abus de langage le mot « dématérialisation » est utilisé au même titre et sens que « numérisation ». La dématérialisation concerne bel et bien le passage d’un document au format papier au format numérique (dématérialisation des documents) mais elle ne s’arrête pas là. Découvrez les raisons de vous équiper d’un logiciel de dématérialisation, ses avantages, les types de documents qu’il est possible de dématérialiser ainsi que nos solutions logicielles.
Pourquoi avoir recours à la dématérialisation des documents ?
Simplifier la gestion documentaire, faire des économies, gagner en efficacité… on a tous une bonne raison de passer à la dématérialisation !
Productivité
« Adopter la dématérialisation c’est avant tout opter pour une gestion simplifiée et des processus optimisés«
La dématérialisation offre plusieurs avantages. Premièrement, fini d’entasser l’historique de votre entreprise dans des armoires physiques ! Vous disposez désormais d’un dispositif d’archivage dématérialisé et pouvez retrouver vos documents en quelques secondes grace au dispositif de recherche par mot clé. Bien souvent, lorsque vous traitez un document, ce dernier doit être validé par une ou plusieurs personnes, on dit alors qu’il suit un workflow. Grace aux logiciels de dématérialisation, vous pouvez créer et appliquer ces workflows directement dans votre logiciel. Vous pouvez gérer les droits d’utilisateur et notifier vos collaborateurs lorsqu’une action de validation doit être effectuée. Dématérialiser c’est aussi améliorer la traçabilité et la sécurité de vos documents.
Économies
« Dématérialiser réduit vos coûts de traitement »
Passer à la dématérialisation c’est aussi faire des économies ! Certes un logiciel de dématérialisation n’est pas gratuit mais il permet de réduire les coûts administratifs de façon considérable. En effet, les dépenses liées à l’achat de fournitures (encre, papier, timbres, envoi) et matériel (imprimantes, scanner) ne sont plus indispensables car votre logiciel vous dispensera de ces frais.
Écologie
« Diminuez votre emprunte carbone grace à la dématérialisation »
Soucieux de votre emprunte carbone ? Dématérialiser c’est limiter un maximum l’usage du papier. Bien qu’il soit encore grandement utilisé aujourd’hui, le papier n’est pas recyclé dans la majorité des entreprises.
Vous vous dites peut être que supprimer le papier c’est bien mais qu’en est-il de la pollution des data center dans lesquels les logiciels de dématérialisation sont stockés ? Notre partenaire Zeendoc, s’engage au travers de son programme Zeenplanet à planter des arbres afin de réduire l’impact carbone de la gestion documentaire.
Conformité
« Et l’aspect légal dans tout ça ? »
Bien qu’il n’y ai pas d’obligation légale vous incitant à utiliser un logiciel de dématérialisation il est cependant préférable d’en disposer. Dans le cadre du traitement de vos documents (facture, note de frais, devis, contrat de travail…), un logiciel de dématérialisation vous permettra ainsi de créer des workflows de validation, de répondre aux obligations d’archivage, de retrouver vos documents en toute simplicité et de faciliter le passage à la facture électronique. De plus, c’est un grand pas si vous êtes dans une démarche de digitalisation d’entreprise.
Tout savoir sur la dématérialisation
Quels sont les avantages de la dématérialisation des documents ?
Devenue indispensable, la dématérialisation possède de nombreux avantages :
Une productivité accrue
En mettant en place une solution de dématérialisation vous optimisez le temps de traitement d’une ou plusieurs tâches. Vous parvenez rapidement à l’information et les différents workflows mis en place vous permettent de fluidifier vos processus et de concentrer votre temps sur des sujets à plus forte valeur ajoutée.
Une accessibilité maîtrisée
En dématérialisant vos données, vous avez la possibilité d’accéder, de modifier, de créer ou de partager des fichiers. Collaborez sereinement avec les différents services et métiers, où que vous soyez. En déplacement ou en télétravail, vos documents vous suivront.
Une traçabilité assurée
En dématérialisant vos documents, ils deviennent facilement traçables ce qui limite fortement les risques de perte ou de fraude.
En toute conformité
Archivage, dématérialisation des bulletins de paie, signatures électroniques, les outils de dématérialisation certifient l’authenticité des démarches au travers de divers protocoles d’authentification. Pour assurer leur conformité les solutions s’adaptent et intègre les nouveautés légales au fil de leur évolution.
Que peut-on dématérialiser ?
En fonction des besoins des entreprises, la dématérialisation peut intervenir à plusieurs niveaux :
Factures
Ces solutions prennent en charge la dématérialisation des factures clients et/ou fournisseurs. Elle permet de : gérer la validation des factures, traiter les factures en les intégrant avec votre comptabilité, archiver vos factures.
Documents
La GED est une solution globale de dématérialisation permettant l’archivage et l’amélioration de divers processus métiers.
Note de frais
Ce logiciel vous permet de faciliter la gestion des notes de frais au sein de votre société.
Signature
La signature électronique vous permet de soumettre un document à signature via une plateforme sécurisée.
Processus Paie et RH
Ces logiciels vous permettent de gérer différents processus Paie et RH tels que : les bulletins de paie, la gestion des congés et absences, les contrats de travail, la gestion des entretiens.
Comment mettre en place une solution de dématérialisation des documents ?
La mise en place d’une solution de dématérialisation des documents comprend les étapes suivantes : évaluation des besoins, sélection d’une solution appropriée, planification de la mise en œuvre, préparation des documents, numérisation, indexation et classification des documents, intégration avec les systèmes existants et automatisation des flux de travail. Il est essentiel de comprendre les besoins spécifiques de l’entreprise, de choisir un fournisseur de confiance et de créer un plan détaillé pour une transition en douceur vers la dématérialisation des documents.
De plus, en tant que professionnel dans le domaine de la dématérialisation des documents, nous sommes fiers d’être partenaires de plusieurs éditeurs de solutions de dématérialisation de renom. Notre expertise nous permet d’accompagner nos clients dans le choix et le déploiement des solutions les mieux adaptées à leurs besoins spécifiques. Nous sommes qualifiés pour vous accompagner tout au long du processus de mise en place de la solution de dématérialisation des documents.
A qui s’adresse la dématérialisation ?
La dématérialisation des documents est bénéfique pour tout type d’entreprises et d’organisations, quelle que soit leur industrie. Qu’il s’agisse d’entreprises publiques ou privées, de services, de secteurs de la santé, de la finance, ou de la logistique, la dématérialisation peut rationaliser les processus, améliorer l’efficacité et faciliter l’accès aux informations. En conclusion, la dématérialisation des documents est une solution polyvalente qui peut s’appliquer à tous types d’entreprises, offrant des avantages significatifs en termes d’efficacité opérationnelle et de gestion de l’information.
Quel est le coût d’une solution de dématérialisation de document ?
Le coût d’un logiciel de dématérialisation peut varier en fonction de plusieurs facteurs tels que le volume de document (nombre), le poids des fichiers (Go), les fonctionnalités requises, la taille de l’entreprise, le nombre d’utilisateurs et les besoins spécifiques. Les logiciels de dématérialisation peuvent être proposés avec différents modèles de tarification, tels que des licences perpétuelles, des abonnements mensuels ou basés sur le volume de documents traités.
Découvrez nos solutions de dématérialisation adaptées à chaque document
La dématérialisation des documents est un enjeu auquel vous souhaitez répondre afin de gagner en compétitivité et performance ? Afin de vous préparer à cette transition, nous vous accompagnons dans le choix et la mise en place de solutions de dématérialisation.
Dématérialisation factures
Dématérialiser ses factures (entrantes ou sortantes) consiste à convertir, au travers d’un processus, une facture papier en un support numérique (PDF ou fichier).
Dématérialisation notes de frais
Afin d’optimiser votre processus de gestion de notes de frais, il est recommandé d’utiliser des solutions adaptées vous permettant de les dématérialiser et d’en automatiser sa gestion.
Dématérialisation des RH
Fondamentalement, la dématérialisation RH consiste à remplacer des documents papier par un format numérique. Cette dématérialisation demande une gestion adaptée des documents numériques ce qui impacte les processus RH.
Dématérialisation des signatures
En entreprise, la signature électronique permet de simplifier les processus de validation. Plus besoin d’imprimer, vos documents sont directement envoyés par mail ou autres canaux dématérialisés pour que le destinataire puisse le signer en toute sécurité.
Dématérialisation Documents (GED)
Une GED ou Gestion Electronique des Documents est un système informatique qui permet de numériser des documents papiers mais aussi de dématérialiser l’ensemble des processus métier d’une entreprise. La GED appartient aux logiciels et outils de dématérialisation.
