On retrouve ce genre de logiciel dans tous les secteurs qui proposent des produits ou des prestations sur-mesure, typiquement : le négoce ou la production de machines ou d’installations sur-mesure / spéciales, les cabinets de conseil, les sociétés de services, les ESN, etc.
Les grandes étapes de la gestion à l’affaire, que devra gérer un logiciel adapté, sont les suivantes : le devis (ou chiffrage), la facturation, les achats, les heures, le pilotage à l’affaire, le planning. A ces modules classiques peuvent venir d’ajouter des modules fonctionnels complémentaires, pour enrichir la solution de gestion à l’affaire : il peut s’agir de gestion de la relation client (CRM), de gestion du SAV / maintenance, de gestion de la fabrication (si certains articles sont nomenclaturés et nécessitent des Ordres de Fabrication, OF), de module décisionnel, etc…
Il existe de nombreux types d’ERP ou de logiciels, correspondant aux grands secteurs d’activité économique : les deux plus fréquents sont le négoce et l’industrie. Dans le secteur du négoce, les flux classiques sont ceux des ventes, des achats et de la gestion des stocks. Pour faire simple, les produits ou articles sont achetés à des fournisseurs, pour être vendus à des clients. Entre temps, ils peuvent être stockés dans un entrepôt. A noter que dans ce process, il n’y a pas de transformation du produit initial. Le pilotage d’une entreprise de négoce se résume donc souvent à calculer des marges résultant des ventes et des achats de chacun des articles.
Dans le secteur industriel, une étape supplémentaire est nécessaire : la transformation du produit. Le prix d’achat n’est plus issu d’un simple process fournisseur mais issu de différentes opérations dans les ateliers. Le pilotage d’une entreprise industrielle a donc notamment pour objectif le calcul du prix de revient issu de ces différentes opérations en atelier.
Ces deux grands secteurs se basent néanmoins sur un principe fondamental important : les articles ne varient pas suivant les clients, ils sont plus ou moins les mêmes quelques soient leur destination finale. Mais que se passe-t-il quand les articles/produit varient en fonction des attentes du client final ? Chaque commande ou dossier devient alors spécifique et nécessite des process différents : on parle alors de gestion à l’affaire et de logiciel de gestion à l’affaire (ou ERP affaire) pour gérer cette typologie de process.
Les grandes étapes de la gestion à l’affaire, que devra gérer un logiciel adapté, sont les suivantes :
A ces modules classiques peuvent venir d’ajouter des modules fonctionnels complémentaires, pour enrichir la solution de gestion à l’affaire : il peut s’agir de gestion de la relation client (CRM), de gestion du SAV / maintenance, de gestion de la fabrication (si certains articles sont nomenclaturés et nécessitent des Ordres de Fabrication, OF), de module décisionnel, etc…
Enfin, une gestion documentaire ou GED, peut permettre de disposer d’une gestion à l’affaire encore plus complète : en effet, non seulement les documents issus de l’ERP pourront être classés automatiquement dans la GED mais également tous types de documents que la GED saura traiter (mail, plans, Word, Excel, etc…), pourront être classés par affaire.
Le principal avantage d’un logiciel de gestion à l’affaire ou ERP à l’affaire est le pilotage de la rentabilité par affaire : en effet, puisque cette rentabilité peut varier en fonction des produits / prestations client réalisés, il est important de savoir précisément quelles affaires sont rentables et lesquelles ne le sont pas; plus intéressant encore, si une affaire n’est pas rentable, c’est de savoir ce qui a mis un projet « dans le rouge » : les achats sont-ils en cause ou bien s’agit-il de la main-d’œuvre ?
Afin de calculer cette rentabilité, des états de reporting « prévu / réalisé », en temps réel, sont nécessaires pour disposer d’un bon pilotage.
On retrouve ce genre de logiciel dans tous les secteurs qui proposent des produits ou des prestations sur-mesure, typiquement : le négoce ou la production de machines ou d’installations sur-mesure / spéciales, les cabinets de conseil, les sociétés de services, les ESN, etc.
Il est également possible d’utiliser des fonctionnalités de gestion à l’affaire pour toute entreprise qui souhaite regrouper des process d’achats et/ou de vente dans un « chapeau » commun afin de dégager une vision et une rentabilité suivant un axe particulier.
Les logiciels Bâtiment peuvent être considérés comme des cousins des logiciels de gestion à l’affaire : on retrouve de nombreux process en commun, mais avec deux différences nettes :
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