Au cours des dernières années, la dématérialisation des factures a pris une place importante dans le schéma administratif des entreprises. Désormais, grace à la dématérialisation, vous pouvez traiter et classifier facilement vos factures clients et fournisseurs. Attention, la dématérialisation des factures et la facture électronique sont deux choses différentes. Pour en savoir plus sur la Facture électronique retrouvez nos articles sur la réforme 2024 et sur les solutions des éditeurs Sage et EBP.
Qu’est-ce que la dématérialisation des factures ? Définition
La dématérialisation des factures entrantes ou sortantes consiste à convertir des factures de leur format papier vers un format électronique, en respectant les exigences légales et la réglementation fiscale.
Il convient de distinguer la dématérialisation des factures de la dématérialisation fiscale dite « simple » (envoi d’une facture électronique par simple e-mail). En premier lieu, la dématérialisation fiscale « simple » ne se conforme pas aux exigences réglementaires et à la législation française qui visent à se débarrasser totalement des factures papier. Dans ce cas, la facture papier demeure l’original fiscal à prendre en compte. Elle doit être envoyée et archivée sous forme papier, et non sous format électronique.
En revanche, la dématérialisation fiscale des factures permet d’envoyer la facture en utilisant le format EDI (Échange de Données Informatisées) ou le format PDF avec une signature électronique. Ces deux formats sont appropriés pour la dématérialisation des factures, que ce soit pour les clients ou les fournisseurs.
Les avantages de la dématérialisation des factures
Gain de temps
Que ce soient les délais de traitement ou d’acheminement, les processus de facturation et de recouvrement plus efficace. Ces tâches administratives souvent chronophages sont désormais réglées en quelques minutes. De plus, les procédures comptables peuvent être automatisées.
Une meilleure rentabilité
Et oui, dîtes au revoir aux coûts de traitement, l’envoi est gratuit, aucun espace physique de stockage n’est nécessaire, l’archivage est simplifié et enfin, vous n’avez plus besoin de papier pour vos factures !
Un traitement fiable et sécurisé
Fini les erreurs de saisie ! Les erreurs de saisie par des intermédiaires sont supprimées et le suivi de transmission est transparent.
Facilement accessible
Une facture dématérialisée est une facture en moins sur votre bureau. La dématérialisation favorise le traitement et la gestion des factures qui sont plus vite acheminées à destination des bons interlocuteurs. Vous aurez toujours accès à vos factures depuis votre un ordinateur ou même votre téléphone dans votre espace d’archivage.
Une bonne traçabilité
Optimisez le suivi et la traçabilité de vos envois en suivant en temps réel l’état d’avancement de vos factures envoyées par ChrorusPro, e-mail ou courrier.
Comment fonctionne un logiciel de dématérialisation des factures ?
L’objectif d’un logiciel de dématérialisation est de vous aider à traiter l’ensemble du processus de facturation de manière dématérialisée, voici ses fonctionnalités. Afin de vous faciliter la gestion des factures, les logiciels vous accompagneront dans :
La gestion des factures entrantes
Recevez, traiter et organiser les factures entrantes de manière électronique : Les logiciels de dématérialisation des factures sont capables de recevoir les factures par e-mail, par téléchargement depuis des sites web ou par d’autres canaux électroniques. Ils extraient automatiquement les données clés des factures, telles que le numéro de facture, la date, le montant, le fournisseur, etc. Cela permet de centraliser et de gérer efficacement les factures entrantes, en évitant la perte de documents papier et en facilitant la recherche et la consultation ultérieure.
La saisie des factures
Saisissez rapidement et précisément les données de vos factures : Les logiciels de dématérialisation utilisent des technologies de reconnaissance optique de caractères (OCR) pour lire et interpréter automatiquement les informations présentes sur les factures. Cela réduit considérablement la saisie manuelle des données, minimise les erreurs et accélère le processus de traitement des factures. Les données extraites sont ensuite enregistrées dans le système, prêtes à être utilisées pour d’autres processus.
Le processus de validation
Définissez des règles (workflow) et automatisez la validation des factures : Une fois que les données des factures ont été saisies, le logiciel de dématérialisation peut les comparer aux règles prédéfinies pour vérifier leur conformité. Par exemple, il peut vérifier si le montant de la facture correspond aux bons tarifs, si le fournisseur est autorisé, si les codes comptables sont corrects, etc. Cela garantit que les factures sont correctement vérifiées avant d’être traitées et évite les erreurs de traitement ou les paiements incorrects.
La saisie en comptabilité
Intégrer les données des factures directement dans le système comptable de l’entreprise : Lorsque que les factures ont été validées, le logiciel de dématérialisation peut générer automatiquement les écritures comptables correspondantes. Les informations telles que le montant de la facture, la TVA, les comptes à créditer et à débiter sont transférées de manière transparente vers le système comptable, ce qui simplifie le processus de saisie en comptabilité et réduit les risques d’erreurs.
Le suivi des factures
Suivez le statut et le cycle de vie des factures tout au long du processus de traitement : Les logiciels de dématérialisation offrent un suivi en temps réel des factures, permettant de savoir à quel stade se trouve chaque facture (reçue, en cours de traitement, validée, payée, etc.). Cela facilite la gestion des délais de paiement, le suivi des factures en attente et la prise de décision basée sur des informations actualisées. De plus, le suivi des factures permet d’avoir une meilleure visibilité sur les flux financiers de l’entreprise et d’optimiser la gestion de la trésorerie.
Tout savoir sur la dématérialisation des factures
A qui s’adresse la dématérialisation des factures ?
La dématérialisation des factures cible diverses parties prenantes, notamment les entreprises cherchant à automatiser leurs processus et réduire les coûts, les fournisseurs visant des paiements plus rapides, les clients souhaitant une gestion documentaire efficace mais aussi les organismes publics qui cherchent à rationaliser les procédures administratives, tout en contribuant à la durabilité environnementale. Globalement, la dématérialisation des factures englobe une gamme variée d’acteurs, apportant des avantages tels que l’efficacité opérationnelle, la conformité réglementaire et la réduction de l’empreinte carbone.
Quelles obligations légales ?
Depuis le 1er janvier 2020, les entreprises fournissant des produits et des services au secteur public ou aux marchés publics doivent émettre leurs factures au format électronique. Ces factures sont transmises aux organismes publics par le biais de la plateforme Chorus Pro.
À partir du 1er juillet 2024, cette obligation sera étendue au secteur privé. Toutes les entreprises assujetties à la TVA et établies en France devront accepter la réception des factures électroniques. L’obligation d’émettre des factures électroniques sera mise en place progressivement jusqu’en 2026, en commençant par les grandes entreprises, puis les entreprises de taille intermédiaire, suivies des petites et moyennes entreprises, et enfin les microentreprises.
Il est donc vivement recommandé de préparer dès maintenant votre entreprise à ce changement et mettre en place une solution adaptée avant l’échéance.
Qu’est ce qu’une facture électronique ?
La Facture Electronique est une facture au format PDF mais qui contient également un fichier XML capable d’être lu par le PPF (Portail Public de Dématérialisation) l’équivalent de Factur-X mais pour les entreprises privées. Ainsi le fichier sera lisible par l’Homme mais également par le PPF.
Vous souhaitez être accompagné dans ce changement ? Contactez nous via notre formulaire en bas de page
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